Edycja pojedynczego zgłoszenia

W danym zgłoszeniu znajdziesz wszystko, co dotyczy danej sprawy – opis, status, koszty, wizyty, notatki i pełną historię. Ten artykuł przeprowadzi Cię przez najczęstsze czynności i pokaże, gdzie szukać każdej z nich.

Aby otworzyć zgłoszenie, kliknij jego numer na liście zgłoszeń.

Musisz coś poprawić? Kliknij Edytuj i zmień kluczowe dane zgłoszenia w jednym miejscu:

To, kto widzi dany przycisk w zgłoszeniu, zależy od uprawnień poniżej:

Przy włączonym ustawieniu AlwaysCalculateSlaDeadline zmiana priorytetu, kategorii albo sekcji budynku przelicza Planowaną datę wykonania według reguł SLA. Gdy włączone jest też MultipleHelpdeskTicketSla, razem z nią przelicza się Planowana reakcja. Dotyczy to wyłącznie zgłoszeń helpdesk. Włączone ustawienie aplikacji LimitedPlannedCompletion (typ liczbowy, domyślnie 0 dni) ogranicza Planowaną datę wykonania do maksymalnie X dni od daty bieżącej. Limit obowiązuje przy tworzeniu i edycji zgłoszenia – zarówno przy wyborze z kalendarza, jak i przy ręcznym wpisaniu daty. Nie dotyczy zgłoszeń, które mają już datę wykraczającą poza limit. Ustawienie to aktywujesz w podmodule Ustawienia aplikacji, sekcja Tickets.

Jeśli zgłoszenie jest przypięte na planie, w sekcji Lokalizacja zobaczysz wskaźnik Zaznaczono na z nazwą planu (np. Zaznaczono na: Poziom 2).

Aby zobaczyć dokładne przypięte miejsce, kliknij przycisk Zmień obok wskaźnika Zaznaczono na. Otwiera to okno Zaznacz na planie, w którym bieżąca pinezka jest widoczna na planie. Użytkownicy z uprawnieniem TicketFloorLocationEdit mogą też przesunąć pinezkę w nowe miejsce i zapisać ją z tego okna.

Jeśli zgłoszenie nie jest jeszcze przypięte, w tym miejscu pojawia się przycisk Zaznacz na planie.

Zanim skorzystasz z tej funkcji, upewnij się, że do systemu zostały wcześniej wgrane odpowiednie plany.

To, kto widzi sekcję dotyczącą lokalizacji na planie i co może w niej zrobić opisuje poniższa tabela:

Status pokazuje, na jakim etapie jest zgłoszenie – aktualizuj go w miarę postępu prac. W tabeli poniżej opisujemy każdy status, jaki możesz ustawić.

Kliknij przycisk Status, aby go zmienić. Możesz to zrobić także z osi workflow w widoku zgłoszenia.

Możesz skorzystać z następujących opcji:

To, kto może zmieniać status zgłoszenia, zależy od uprawnień poniżej:

W poniższej tabeli znajdziesz ustawienia aplikacji, które wpływają na działanie przycisku Status.

Etykiety pomagają grupować i wyróżniać sprawy – przypniesz je ikoną nad osią workflow. Etykieta może być prywatna (widoczna tylko dla autora) lub publiczna (widoczna dla wszystkich z dostępem do edycji). Pamiętaj, że przypięcie niektórych etykiet uruchamia workflow, na przykład zmienia status albo osobę odpowiedzialną.

Przechodząc do Start -> Etykiety możesz dodać nową etykietę bądź edytować starą.

W poniższej tabeli znajdziesz opisy uprawnień dotyczących zarządzanie etykietami:

Kliknij Powiąż zgłoszenie, aby połączyć je z innym:

Udostępnij czytelny zapis wykonanych prac w kilka kliknięć. Przycisk Raport pozwala:

Widoczność przycisku oraz akcji w zakładce Raport zależy od uprawnień opisanych poniżej:

Poniższa tabela przedstawia ustawienia aplikacji, które wpływają na działanie przycisku Pobierz.

Gdy zadanie wymaga płatnych prac, przycisk +Koszt pozwala dołączyć ofertę z dodatkowymi kosztami i ustalić, kto ma je zaakceptować. Koszty możesz dodawać w różnych walutach, zależnie od konfiguracji budynku. Istnieją dwie ścieżki akceptacji kosztów – wewnętrzna i akceptacja najemcy. Wewnętrzna obejmuje osoby skonfigurowane w jednostce Matryca akceptacji, a o włączeniu najemcy decyduje wyłącznie uprawnienie CostAccept.

To, kto widzi przycisk +Koszt i może edytować to, co się pod nim kryje, zależy od uprawnień poniżej.

Odbiór prac to ostatnie zatwierdzenie przed zamknięciem zgłoszenia – dzięki niemu ukończone prace zostają formalnie odebrane. Po potwierdzeniu w zakładce Historia pojawia się notatka prace odebrane, a status zgłoszenia zmienia się na Odbiór prac / Zamknięte.

Uprawnienia dotyczące odbioru prac znajdziesz w tabeli poniżej:

Poniższa tabela przedstawia ustawienia aplikacji, które wpływają na działanie przycisku Odbiór prac.

Zakładka Historia to pełna historia zgłoszenia – wszystkie działania po kolei – więc zawsze widzisz, co i kiedy się wydarzyło.

Najedź na ikonę koperty, aby zobaczyć listę użytkowników powiadomionych e-mailem o notatce. System wysyła powiadomienia do użytkowników przypisanych jako Osoba odpowiedzialna i Obserwatorzy. Powiadomienie otrzymuje też właściciel zgłoszenia, który nie jest autorem notatki.

Mało czasu? Zamiast przewijać całą historię notatek, wygeneruj zwięzłe podsumowanie zgłoszenia przygotowane przez AI. Użytkownicy w rolach technicznych zobaczą przyczynę źródłową i podjęte działania, a pozostałe role – status zgłoszenia, koszty i potencjalne ryzyka. Każde podsumowanie jest ograniczone do danych, do których użytkownik ma uprawnienia. Jeśli dostęp do AI nie jest włączony dla Twojego konta, zamiast podsumowania wyświetla się przycisk Poproś o dostęp.

Aby ta funkcja była dostępna, AI musi być włączone na instancji. Liczba notatek wymagana przed wygenerowaniem podsumowania wynosi domyślnie 5 i jest konfigurowalna per klient.

Notatki sprawiają, że wszyscy są na bieżąco. Kliknij +Notatka, aby dodać notatkę – pola Widoczność, Opis i Następny krok są zawsze wymagane, a załączenie pliku jest opcjonalne.

W systemie znajdziesz trzy typy notatek:

Parametr Następny krok sprawia, że przesłana notatka przekierowuje zgłoszenie do osoby odpowiedzialnej lub właściciela. Zgłoszenie znika z listy osoby, która je przekierowała, i zostaje przypięte do listy odbiorcy.

Aby włączyć dostęp użytkowników zewnętrznych do notatek wewnętrznych lub prywatnych, musisz zmienić ich profil uprawnień. Dostęp do notatek wewnętrznych nie dotyczy roli najemcy.

W poniższej tabeli znajdziesz uprawnienia dotyczące Notatek:

Poniższa tabela zawiera ustawienia aplikacji, które wpływają na działanie przycisku +Notatka.

W zakładce Informacje znajdziesz kluczowe dane zgłoszenia w jednym widoku:

Tablice pokazują zadania z przeglądów i zgłoszeń w formie wizualnej, dzięki czemu komunikacja w zespole pozostaje przejrzysta. Pozwalają też przeglądać kluczowe dane i układać je w czytelne listy.

Kliknij przycisk Dodaj do tablicy, aby przypisać zgłoszenie do tablicy jako notatkę.

Obserwatorzy dostają powiadomienia o każdej aktualizacji zgłoszenia. Kliknij Zarządzaj obserwatorami, aby ich dodać lub usunąć.

To, kto może zarządzać obserwatorami, zależy od uprawnień poniżej.

Koordynator prowadzi zgłoszenie i jest na bieżąco ze wszystkimi zmianami. Kliknij Dodaj koordynatora, aby go wyznaczyć. Aby usunąć koordynatora, kliknij przycisk Usuń w polu Koordynator.

Akcje to poszczególne prace do wykonania w ramach zgłoszenia – każda z ilością i ceną jednostkową, więc od razu widzisz zakres i koszt. Są to te same akcje, których używasz w zakładce Wizyty. Akcję możesz przypisać do konkretnej wizyty; zostaje wtedy oznaczona jako wykonana. Nic nie musisz konfigurować – zakładka Akcje jest dostępna w szczegółach zgłoszenia od razu.

Akcje, których nie zdefiniowano podczas konfiguracji systemu, wpiszesz ręcznie – wybierz opcję Inne w polu Akcja.

W zakładce Wizyty technicy i dostawcy zewnętrzni zapisują przebieg każdej wizyty: datę, użyte materiały i wykonane czynności.

To, kto może otworzyć tę zakładkę – i co może w niej zrobić – zależy od uprawnień poniżej.

Poniższa tabela pokazuje ustawienia aplikacji, które wpływają na działanie zakładki Wizyty.

Zakładka Dokumenty zamienia dane zgłoszenia w oficjalne PDF-y zleceń prac – jednym kliknięciem. Dokumenty są numerowane i zapisywane jako załączniki zgłoszenia. Nic nie musisz konfigurować: zakładka pojawia się w szczegółach zgłoszenia automatycznie.

PDF-y raportów zgłoszeń generowane z szablonów Dokumentów mogą też zawierać dodatkowe konfigurowalne bloki treści: odpowiedzi ankiety (Formularz), zapotrzebowane pozycje z Inwentaryzacji oraz Nr zewnętrzny zgłoszenia. Bloki Formularz i Inwentaryzacja nie wymagają dodatkowej konfiguracji i są dostępne w kreatorze szablonów od razu, ale aby pojawiły się na generowanych dokumentach, muszą zostać dodane do opublikowanego szablonu. Blok Nr zewnętrzny pojawia się w kreatorze szablonów dopiero po włączeniu ustawienia aplikacji BuildingTicketShowExternalNo.

Zakładka Kalendarz układa wizyty ze zgłoszenia na osi czasu, więc od razu widzisz, co jest zaplanowane. Trafiają tu wizyty dodane w zakładce Wizyty, o ile przy ich tworzeniu zaznaczono opcję pokaż w kalendarzu. Widok przełączysz przyciskami Kalendarz i Lista.

Przycisk +Wpis pozwala dodawać własne wpisy. Jeśli czynność nie jest związana ze zgłoszeniem, uzupełnienie pola Opis jest obowiązkowe. Wtedy w tym polu opisz zadanie i określ przedział czasu na jego wykonanie.

Włączone ustawienie aplikacji CalendarFilteringSelect pozwala filtrować wizyty w kalendarzu według użytkownika. Ustawienie to aktywujesz w podmodule Ustawienia aplikacji, sekcja Tickets.

W zakładce Wyposażenie znajdziesz sprzęt powiązany ze zgłoszeniem – ten dodany przy jego tworzeniu.

W ramach edycji listy wyposażenia możesz wykonać następujące akcje:

Ponieważ wyposażenie jest przypisane do zdefiniowanej kategorii, system automatycznie uzupełnia to pole. Jeśli chcesz dodać wyposażenie z innej kategorii, wybierz odpowiednią z listy rozwijanej.

Poza kategorią możesz stosować inne filtry, takie jak nazwa, model, nr seryjny, nr inwentarzowy, lokalizacja.

​​Status gwarancji towarzyszy wyposażeniu przez cały cykl życia zgłoszenia: widać go przy tworzeniu zgłoszenia, w zakładce Wyposażenie oraz w powiadomieniach do dostawców i osób odpowiedzialnych. Osobne ustawienie aplikacji dodaje listę wyposażenia do plików Excel eksportowanych ze zgłoszeniami – ułatwia to raportowanie statusu gwarancji dla naprawianych aktywów.

Ustawienia te aktywujesz w podmodule Ustawienia aplikacji, sekcja Tickets.

To, kto może otworzyć zakładkę Wyposażenie – i co może w niej zrobić – zależy od uprawnień poniżej.

Zakładka Koszt to miejsce na dodatkowe koszty związane ze zgłoszeniem, które nie wynikają z akcji wizyty.

Gdy włączone jest ustawienie aplikacji CostMarkup, w formularzu Dodaj koszt pojawia się pole Marża – wstępnie wypełnione wartością domyślną z CostMarkupDefaultValue. Koszt końcowy przelicza się automatycznie, w czasie rzeczywistym. Zakładka Koszt pokazuje wtedy Koszt pierwotny, Marżę i Koszt końcowy każdej pozycji, a lista zgłoszeń – łączny Koszt końcowy. Wartość marży skonfigurujesz osobno dla każdej instancji w Ustawieniach aplikacji.

Włączone ustawienie aplikacji TicketInvoiceAdding pozwala dodawać faktury do zgłoszeń.. Ustawienie to aktywujesz w podmodule Ustawienia aplikacji, sekcja Tickets.

To, kto może otworzy zakładkę Koszt – i co może w niej zrobić – zależy od uprawnień poniżej.

W zakładce Oferta koszty są akceptowane lub odrzucane. Użytkownicy z prawami akceptacji decydują o ofercie zgodnie ze ścieżką skonfigurowaną w Matrycy akceptacji.

Dodatkowo zakładka pozwala edytować ofertę. Kliknij przycisk Uruchom ponownie, a następnie kliknij ikonę pióra obok kwoty oferty.​

To, kto może otworzyć zakładkę Oferta – i co może w niej zrobić – zależy od uprawnień poniżej.

Poniższa tabela przedstawia ustawienia aplikacji, które wpływają na działanie zakładki Oferta.

Zakładka Akceptacja jest widoczna wyłącznie dla typu zgłoszenia Zgłoszenie prac (Notification of Work) i zastępuje zakładkę Oferta. Pozwala zarządzać pracami dodatkowymi i zweryfikować ścieżkę akceptacji dla odbioru prac. Użytkownicy z prawami akceptacji decydują o pracach dodatkowych zgodnie ze ścieżką skonfigurowaną w Matrycy akceptacji. Odbiór prac może opierać się wyłącznie na matrycy, która wyklucza koszty.

Użytkownicy z prawami akceptacji otrzymują powiadomienie e-mail o wymaganej akceptacji. Obserwatorzy otrzymują powiadomienie e-mail o zaakceptowaniu lub odrzuceniu prac dodatkowych dodanych do zgłoszenia. Powiadomienie e-mail zawiera też komentarze i rekomendacje dodane przez akceptującego.

To, kto ma dostęp do zakładki Akceptacja i jakie akcje może w niej wykonywać, zależy od uprawnień poniżej.

Formularz szczegółowo opisuje zakres prac do wykonania w ramach zgłoszenia. Zwykle jest przedstawiony w formie pytań.

W zakładce Formularz odpowiadasz na pytania lub edytujesz odpowiedzi – formularz możesz też wydrukować.

Gdy włączysz ustawienie aplikacji MultipleForms (podmoduł Ustawienia aplikacji, sekcja Tickets), w podmodule Nowy formularz pojawia się opcja Dodatkowy formularz w zgłoszeniu. Po jej zaznaczeniu dodasz do zgłoszenia drugi formularz.

To, kto ma dostęp do zakładki Formularz i jakie akcje może w niej wykonywać, zależy od uprawnień poniżej.

Zakładka Inwentaryzacja łączy zgłoszenie z wirtualnym magazynem w Singu FM, dzięki czemu części użyte w zgłoszeniu od razu trafiają do ewidencji.

Poniższa tabela przedstawia opcje dostępne w zakładce Inwentaryzacja.

Dlaczego nie widzę jakiegoś przycisku albo nie mogę zmienić statusu?

Jeśli nie widzisz przycisku albo nie możesz zmienić statusu, to najczęściej kwestia uprawnień – nie masz dostępu do tej akcji. Poproś o jego nadanie osobę, która zarządza uprawnieniami w Twojej organizacji - administratora.

Dlaczego nie widzę jakiegoś zgłoszenia albo wszystkich zgłoszeń?

Jeśli nie widzisz zgłoszenia, to zwykle dlatego, że nie uczestniczysz w nim. Domyślnie widzisz tylko sprawy utworzone przez Ciebie oraz te, w których jesteś osobą odpowiedzialną lub obserwatorem. Pełny podgląd daje uprawnienie ShowOtherPeopleCases; możesz też poprosić o dodanie Cię jako obserwatora.

Czym różni się oferta od kosztu w zgłoszeniu?

Oferta i koszt to dwie różne rzeczy. Ofertę dodajesz przyciskiem +Koszt i przechodzi ona akceptację w zakładce Oferta (jej wartość to Cost value). Zakładka Koszt służy do bezpośrednich, dodatkowych kosztów bez akceptacji, które sumują się na Invoiced value.

Dlaczego nie mogę zaakceptować oferty albo dodać kosztu?

Jeśli nie możesz zaakceptować oferty albo dodać kosztu, sprawdź dwie rzeczy: czy masz odpowiednie uprawnienie (akceptacja wymaga CostAccept, dodanie kosztu – CostAcceptanceRequest) oraz czy dla tego zgłoszenia jest skonfigurowana matryca akceptacji. Jeśli czegoś brakuje, zgłoś się do osoby, która zarządza uprawnieniami w Twojej organizacji.

Jak wstrzymać zgłoszenie bez naruszenia SLA?

Ustaw status Zawieszone i uzupełnij pole Zawieszone do. To, czy termin będzie chroniony, zależy od jednego ustawienia aplikacji. Przy włączonym OnHoldUpdatesTicketSLA planowana data wykonania przeskakuje na koniec wskazanego dnia i czas oczekiwania nie liczy się jako opóźnienie. Przy wyłączonym data zostaje bez zmian, a zgłoszenie zbiera opóźnienie również wtedy, gdy czeka. Termin reakcji nie zatrzymuje się w żadnym z tych przypadków.

Jak dodać koszt do zgłoszenia?

Koszt dodasz, otwierając zgłoszenie i klikając +Koszt, aby dołączyć ofertę. Po dodaniu trafia on do akceptacji w zakładce Oferta.

Czym jest matryca akceptacji?

Matryca akceptacji to ustawienie, które decyduje, kto musi zaakceptować koszt, zanim zostanie przyjęty. Konfiguruje ją administrator w module Zgłoszenia.

Uprawnienie PostAdd jest włączone, a użytkownik nadal nie doda notatki. Dlaczego?

Najczęstszą przyczyną jest wyjątek ustawiony na tym jednym koncie. Uprawnienie przypisane bezpośrednio użytkownikowi ma pierwszeństwo przed rolą i potrafi odebrać to, czego rola udziela, a w zestawieniu ról tego nie widać. Poproś osobę zarządzającą uprawnieniami w Twojej firmie, żeby sprawdziła to konto w zakładce Użytkownicy / Uprawnienia.

Warto wykluczyć jeszcze dwie rzeczy. Zgłoszenie zamknięte albo anulowane nie przyjmuje notatek, dopóki nie zostanie otwarte ponownie. Użytkownik serwisu zewnętrznego potrzebuje natomiast ustawienia PublicNotesForExternalServices, które włącza wsparcie Singu.