Edycja pojedynczego przeglądu

Otwórz pojedynczy przegląd, klikając jego numer na liście przeglądów. Stąd edytujesz jego parametry, zmieniasz status, dodajesz notatki, zarządzasz obserwatorami, tworzysz powiązane zgłoszenie, pobierasz raport i pracujesz z jego zakładkami. Zakres tego, co widzisz i możesz zrobić, zależy od Twoich uprawnień, zebranych w tabeli na końcu.

Aby edytować pojedynczy przegląd, kliknij jego numer na liście przeglądów.

Etykietami możesz zarządzać zarówno z listy przeglądów, jak i z widoku edycji przeglądu. Kliknij

ikonę nad osią przebiegu, aby przypiąć etykiety do przeglądu. Etykiety można ustawić jako prywatne, ograniczając widoczność do twórcy, albo publiczne, dzięki czemu są widoczne dla wszystkich użytkowników z uprawnieniem do edycji przeglądu. Przypięcie konkretnej etykiety do przeglądu może uruchomić przebieg skonfigurowany w systemie, na przykład zmianę statusu przeglądu albo aktualizację osoby odpowiedzialnej.

Dostęp do edycji parametrów przeglądu w module Przeglądy mają tylko użytkownicy z uprawnieniem Edit. Uprawnienie ustawisz w jednostce User/Permissions , sekcja Inspection - Inspections.

Ustawienia aplikacji poniżej decydują, co nadal można zmienić w przeglądzie, na przykład blokują go po zamknięciu. Pierwsza kolumna to sekcja, w której znajduje się ustawienie, druga to jego nazwa, a trzecia wyjaśnia, co robi.

Jeśli któraś z opisanych tu opcji jest niedostępna, skontaktuj się z osobą, która zarządza ustawieniami aplikacji w Twojej organizacji.

Kliknij przycisk Cykl przeglądu, aby zobaczyć definicję przeglądu.

Aby dodać notatkę do przeglądu, kliknij przycisk Notatka. Pola Widoczność, Opis i Następny krok są zawsze wymagane, a dołączenie pliku jest opcjonalne. Przycisk wymaga uprawnienia Edit w sekcji Inspection razem z PostAdd w sekcji Ticket i jest niedostępny, gdy przegląd ma status Zamknięte lub Anulowane.

Widoczność notatki można ustawić na jeden z typów poniżej. Pierwsza kolumna to typ notatki, a druga wyjaśnia, kto ją widzi.

Aby umożliwić użytkownikom zewnętrznym dostęp do notatek wewnętrznych i prywatnych, musisz zmienić ich profil uprawnień. Dostęp do notatek wewnętrznych nie dotyczy roli najemcy.

To, kto może dodawać notatki i nimi zarządzać, zależy od uprawnień poniżej. Pierwsza kolumna to sekcja modułu Admin, druga to nazwa uprawnienia, a trzecia wyjaśnia, co nadaje.

Ustawienia aplikacji poniżej zmieniają działanie notatek, na przykład czy serwisy zewnętrzne widzą notatki publiczne i czy notatki wewnętrzne trafiają do raportu. Pierwsza kolumna to sekcja, druga to nazwa ustawienia, a trzecia wyjaśnia, co robi.

Jeśli któraś z opisanych tu opcji jest niedostępna, skontaktuj się z osobą, która zarządza ustawieniami aplikacji w Twojej organizacji.

Kliknij przycisk Edycja, aby edytować parametry przeglądu, takie jak:

Podsumowanie jest widoczne dla przeglądów o statusie Wykonane lub Zamknięte, ale tylko wtedy, gdy zostało wprowadzone podczas zmiany statusu. Pojawia się zarówno w raporcie przeglądu, jak i w widoku przeglądu.

Zmiana daty i czasu trwania przeglądu jest dostępna tylko dla użytkowników z uprawnieniem ChangeDate. Uprawnienie ustawisz w jednostce User/Permissions, sekcja Inspection - Inspections. W przeglądzie objętym umową serwisową pole Data przeglądu w ogóle się nie pojawia, bo datę wyznacza umowa.

Status przeglądu zmieniasz wtedy, gdy zmienia się etap prac. Tabela poniżej wymienia wszystkie statusy: pierwsza kolumna to status, a druga wyjaśnia, co oznacza.

Kliknij przycisk Status, aby zmienić status przeglądu. Status możesz też edytować z osi przebiegu w widoku przeglądu. Dostępne są następujące opcje:

Aby dodać podpis, wpisz swoje imię i nazwisko oraz podpisz się za pomocą touchpada lub myszy. Możesz też zapisać podpis jako domyślny i użyć go później, klikając przycisk Dodaj podpis profilowy. Aby skonfigurować podpis, przejdź do Ustawień użytkownika w menu rozwijanym obok Twojej nazwy użytkownika w prawym górnym rogu aplikacji.

Przycisk Status jest wyszarzony, gdy w danej chwili nie ma statusu, który wolno Ci ustawić. Decydują o tym dwie rzeczy: Twoje uprawnienia oraz to, czy sam przegląd dopuszcza w tym momencie jakieś przejście. Oś przebiegu działa tak samo, pokazuje tylko statusy, przez które przegląd już przeszedł, oraz te, które możesz teraz ustawić, więc przegląd bez dostępnych przejść pokazuje tylko jeden status.

Każdy status ma własny warunek:

Jeśli w jednym przeglądzie statusy są dostępne, a w drugim nie, choć pracujesz na tym samym koncie, różnica leży w przeglądzie, nie w uprawnieniach. W przeglądzie bez dostępnych statusów otwórz zakładkę Urządzenia lub Zadania i uzupełnij brakujące odpowiedzi.

To, kto może zmienić status przeglądu, zależy od uprawnień poniżej. Pierwsza kolumna to sekcja modułu Admin, druga to nazwa uprawnienia, a trzecia wyjaśnia, co nadaje.

Jeśli akcja lub zakładka jest niedostępna, skontaktuj się z osobą, która zarządza uprawnieniami w Twojej organizacji.

Użytkownik najemcy wskazany jako Osoba odpowiedzialna zmienia status na osobnych zasadach: potrzebuje uprawnienia StatusEdit w sekcji Inspection, zmienia status wyłącznie we własnym przeglądzie, a ustawienie aplikacji TenantsResponsibleForInspections musi być włączone. Tego ustawienia nie ma w Ustawieniach aplikacji. Skontaktuj się ze wsparciem Singu.

Ustawienia aplikacji poniżej wpływają na edycję i zamykanie przeglądu, na przykład wymagają dodania wizyty lub raportu przed jego zamknięciem. Pierwsza kolumna to sekcja, w której znajduje się ustawienie, druga to jego nazwa, a trzecia wyjaśnia, co wymusza.

Jeśli któraś z opisanych tu opcji jest niedostępna, skontaktuj się z osobą, która zarządza ustawieniami aplikacji w Twojej organizacji.

Opcja Utwórz powiązane zgłoszenie pojawia się w oknie zmiany statusu przy zmianie na Wykonane lub Zamknięte. Aby utworzyć zgłoszenie, przed zapisaniem zmiany statusu zaznacz pole wyboru obok opcji Utwórz powiązane zgłoszenie. Opcja ta łączy zgłoszenie z całym przeglądem.

Możesz też utworzyć powiązane zgłoszenie dla konkretnego zadania.

Utworzenie zgłoszenia wymaga uprawnienia Create w sekcji Ticket razem z Edit w sekcji Inspection. Oba ustawisz w jednostce User/Permissions. Osobne uprawnienie, LinkedTicketView w sekcji Ticket, decyduje o tym, czy widzisz parametr Powiązane zgłoszenia i utworzone już zgłoszenia.

Kliknij przycisk Raport, aby wyświetlić opcje związane z raportem przeglądu. Dostępne są następujące funkcje:

Raport mogą pobierać tylko użytkownicy z uprawnieniem Report. Uprawnienie ustawisz w jednostce User/Permissions, sekcja Inspection - Inspections. Wgranie skanu raportu wymaga tego uprawnienia razem z Edit w sekcji Inspection.

Włączone ustawienie aplikacji InspectionReportAfterClose uniemożliwia wygenerowanie raportu przeglądu, jeśli przegląd nie jest zamknięty. To ustawienie włączysz w podmodule Ustawienia aplikacji, sekcja Tickets.

W zakładce Historia znajdziesz informacje o wszystkich działaniach związanych z przeglądem.

Najedź kursorem na ikonę koperty, aby zobaczyć listę użytkowników powiadomionych e-mailem o notatce. System wysyła powiadomienia do użytkowników przypisanych jako Osoba odpowiedzialna i Obserwatorzy. Powiadomienie otrzymuje też właściciel przeglądu, o ile nie jest autorem notatki.

W zakładce Informacje znajdziesz szczegóły przeglądu, takie jak:

Obserwatorzy to osoby, którym możesz nadać lub odebrać dostęp do powiadomień o aktualizacjach przeglądu. Kliknij przycisk Zarządzanie obserwatorami , aby dodać lub usunąć obserwatorów.

To, kto może dodawać obserwatorów i nimi zarządzać, zależy od uprawnień poniżej. Pierwsza kolumna to sekcja modułu Admin, druga to nazwa uprawnienia, a trzecia wyjaśnia, co nadaje.

Zakładki Urządzenia i Zadania zawierają zadania, które musi wykonać osoba przeprowadzająca przegląd. Checklista może być wyświetlana pod każdym urządzeniem w zakładce Urządzenia lub w zakładce Zadania . W przypadku checklisty widocznej w zakładce Zadania , gdy dodano wiele urządzeń, potwierdź wykonanie wszystkich zadań w kolumnie Zadanie wykonane w zakładce Urządzenia . To, gdzie znajdzie się checklista, ustalasz przy tworzeniu nowej definicji przeglądu. Zależy od tego, czy postęp przeglądu śledzisz dla każdego urządzenia, czy dla każdego zadania w obrębie danego urządzenia.

Przyciski +Komentarz i +Zgłoszenie pozwalają dodawać komentarze i powiązane zgłoszenia do każdego urządzenia oraz do konkretnych zadań.

Aby usunąć komentarz, otwórz go ponownie przyciskiem +Komentarz i kliknij Usuń komentarz. W przypadku komentarza do zadania zdjęcia dołączone do komentarza są usuwane razem z jego treścią. Usunięcie komentarza wymaga uprawnienia Edit (sekcja Inspection - Inspections), tego samego, które jest potrzebne do jego dodania.

To, które z zakładek Urządzenia i Zadania widzisz i co możesz w nich zrobić, zależy od uprawnień poniżej. Pierwsza kolumna to sekcja modułu Admin, druga to nazwa uprawnienia, a trzecia wyjaśnia, co nadaje.

Jeśli akcja lub zakładka jest niedostępna, skontaktuj się z osobą, która zarządza uprawnieniami w Twojej organizacji.

Zakładka Wizyty jest przeznaczona dla zewnętrznych dostawców usług lub techników przeprowadzających przegląd. Zawiera informacje o dacie przeglądu, użytych materiałach i czynnościach wykonanych w ramach przeglądu.

Możesz ręcznie wpisać czynności niezdefiniowane podczas konfiguracji systemu. Wybierz opcję Inne w polu Akcja.

Podgląd i praca z zakładką Wizyty zależą od uprawnień poniżej. Pierwsza kolumna to sekcja modułu Admin, druga to nazwa uprawnienia, a trzecia wyjaśnia, co nadaje.

Jeśli akcja lub zakładka jest niedostępna, skontaktuj się z osobą, która zarządza uprawnieniami w Twojej organizacji.

Wizyty są też zablokowane, gdy przegląd ma status Zamknięte lub Anulowane, a ustawienie aplikacji InspectionLockAfterClose jest włączone, niezależnie od posiadanych uprawnień.

Zakładka Koszty pozwala wprowadzać dodatkowe koszty związane z przeglądem, niepowiązane z akcjami.

Podgląd i praca z zakładką Koszty zależą od uprawnień poniżej. Pierwsza kolumna to sekcja modułu Admin, druga to nazwa uprawnienia, a trzecia wyjaśnia, co nadaje.

Jeśli akcja lub zakładka jest niedostępna, skontaktuj się z osobą, która zarządza uprawnieniami w Twojej organizacji.

Zakładka Magazyn jest powiązana z wirtualnym magazynem utworzonym w systemie Singu FM.

Zakładka Magazyn korzysta z wirtualnego magazynu w Singu FM. Tabela poniżej wypisuje jej opcje: pierwsza kolumna to opcja, a druga wyjaśnia, co robi.

Podgląd i praca z zakładką Magazyn zależą od uprawnień poniżej. Pierwsza kolumna to sekcja modułu Admin, druga to nazwa uprawnienia, a trzecia wyjaśnia, co nadaje.

Widok edycji przeglądu pokazuje ikony z dodatkowymi informacjami lub akcjami. Tabela poniżej objaśnia każdą z nich: pierwsza kolumna to ikona, a druga wyjaśnia, co oznacza lub robi.

Opisane wyżej akcje i zakładki zależą od poniższych uprawnień. Pierwsza kolumna to sekcja modułu Admin, w której znajduje się uprawnienie, druga to jego nazwa, a trzecia wyjaśnia, co odblokowuje.

Dlaczego przycisk Status jest wyszarzony i nie widzę statusów Wykonane ani Zamknięte?

Przycisk Status jest wyszarzony, gdy żadna zmiana statusu nie jest w tej chwili dozwolona. Zmiana dowolnego statusu wymaga uprawnienia Edit w sekcji Inspection razem z Close w sekcji Ticket. Nawet z obydwoma statusy Wykonane i Zamknięte nie trafią na listę, dopóki checklista nie jest uzupełniona, więc w przeglądzie z nieuzupełnionymi zadaniami nie ma czego wybrać, a jego oś przebiegu zwija się do jednego statusu. Otwórz zakładkę Urządzenia lub Zadania, uzupełnij brakujące odpowiedzi, a statusy się pojawią. Jeśli na tym samym koncie w innym przeglądzie statusy są widoczne, różnicą jest checklista, a nie uprawnienia.

Dlaczego nie mogę edytować przeglądu?

Nie edytujesz przeglądu bez uprawnienia Edit w sekcji Inspection, a wymaga ono także Edit w sekcji Ticket. Jeśli pola są tylko do odczytu, brakuje Ci jednego z nich; zgłoś się do osoby, która zarządza uprawnieniami w Twojej organizacji.

Dlaczego nie widzę zakładki Koszty, Wizyty ani Magazyn?

Każdą zakładkę odblokowuje osobne uprawnienie: zakładka Koszty wymaga CostView, zakładka Wizyty wymaga VisitView, zakładka Zadania wymaga TaskView, zakładka Urządzenia wymaga AssetAccess i modułu Asset management, a zakładka Magazyn wymaga ServiceWarehouseAccess razem z Inventory/DocumentView. Uprawnienia to nie jedyny powód braku zakładki: zakładki Koszty, Wizyty, Urządzenia i Zadania są też ukryte, dopóki są puste, więc zakładka, do której masz uprawnienie, pojawi się, gdy w przeglądzie znajdzie się koszt, wizyta, urządzenie albo zadanie.

Dlaczego nie widzę przeglądów, które nie są moje?

Nie zobaczysz cudzych przeglądów bez uprawnienia ShowOtherPeopleCases w sekcji Inspection, które jest osobne od zgłoszeniowego. Aby zobaczyć przeglądy obsługiwane przez Twój dział, potrzebujesz ShowMyDepartmentCases w sekcji Inspection. Bez żadnego z nich lista pokazuje tylko przeglądy, w które jesteś zaangażowany.

Czy mogę usunąć przegląd?

Nie, nie możesz usunąć pojedynczego przeglądu; Singu zachowuje pełną historię. Aby wyłączyć go z bieżącej pracy, anuluj go, co ustawia status na Anulowane i wymaga uprawnienia Cancel w sekcji Inspection. Przegląd pozostaje w ewidencji.

Jak utworzyć zgłoszenie z przeglądu?

Aby utworzyć zgłoszenie z przeglądu, użyj akcji powiązanego zgłoszenia, która wymaga uprawnienia Create w sekcji Ticket razem z Edit w sekcji Inspection. Nowe zgłoszenie jest powiązane z przeglądem, dzięki czemu oba pozostają połączone.

Dlaczego w jednym przeglądzie widzę przyciski statusu, a w innym nie?

Lista dostępnych statusów powstaje osobno dla każdego przeglądu, więc dwa przeglądy w tym samym module mogą pokazywać różne opcje. Poza uprawnieniami decydują o tym cztery warunki:

• Wykonane nie pojawi się, dopóki wszystkie zadania z checklidty nie są ukończone. Wyjątkiem są osoby z uprawnieniem CloseWithoutChecklistTasksDone (sekcja Inspection).
• Wykonane nie pojawi się również wtedy, gdy wdrożenie wymaga powiązanych zgłoszeń do uszkodzonych urządzeń, a takich zgłoszeń jeszcze nie ma.
• Zamknięte wymaga uprawnienia Close (sekcja Inspection), a w instancjach z wymaganym protokołem także wgranego protokołu.
• Anulowane wymaga uprawnienia Cancel, a ponowne otwarcie przeglądu o statusie Wykonane uprawnienia ReopenDone.

Jeśli przycisk Status nie pojawia się wcale, brakuje uprawnienia Close w sekcji Ticket. Gdy przycisk jest, ale brakuje w nim jednego statusu, przyczyną jest jeden z warunków powyżej, a nie uprawnienia.