Tickets
Was ist ein Ticket? Ein Ticket ist eine einmalige Serviceanfrage, Störungsmeldung oder ein Arbeitsauftrag. Es ist der primäre Weg, um Probleme in SINGU FM zu melden und zu verfolgen. SINGU FM unterscheidet klar zwischen Tickets (einmalige Aktionen) und Inspections (wiederkehrende Prüfungen auf Basis eines Rhythmus).
Aus dem hausmanager migriert: Tickets ohne verknüpfte Aufgaben wurden direkt als Tickets migriert. Ad-hoc-Aufgaben und ticketbasierte Aufgaben wurden ebenfalls als Tickets migriert. Aufgaben aus geplanten Maßnahmen wurden zu Inspections.
Erstellen eines neuen Tickets Navigieren Sie zu Tickets > Neues Ticket. Mit * markierte Felder sind Pflichtfelder.
Feld | Beschreibung |
Betreff * | Kurze Beschreibung der Arbeit oder des Problems |
Beschreibung * | Detailliertere Informationen zum Problem |
Dateien | Fotos oder Dokumente anhängen, falls relevant |
Firma * | Das Unternehmen, in dessen Namen das Ticket erstellt wird |
Gebäude * | Betroffenes Gebäude auswählen; wird automatisch ausgefüllt, wenn nur eines vorhanden ist |
Standort | Etage, Raum oder Bereich innerhalb des Gebäudes auswählen |
Auf dem Plan markieren | Den genauen Ort optional auf einem Gebäudeplan markieren |
Meldender | Wird automatisch mit dem eingeloggten Benutzer ausgefüllt |
Tickettyp * | Art der Anfrage (z. B. Störung, Zusatzarbeit, Reinigung). Standard: „Störung" |
Priorität * | Dringlichkeitsstufe: Niedrig / Normal / Hoch / Kritisch. Standard: „Normal" |
Kategorie * | Technischer Bereich des Problems (z. B. HLK, Elektro). Bestimmt, wer verantwortlich ist |
Technische Anlage | Auf „Suchen" klicken, um eine Anlage aus der Datenbank zu verknüpfen |
Verantwortlich | Wird automatisch basierend auf der Kategorie zugewiesen. Nur mit Sicherheit manuell ändern |
Geplante Fertigstellung (SLA) | Optionales Zieldatum |
Auf „Einreichen" klicken. E-Mail- und mobile Benachrichtigungen werden automatisch an den Eigentümer und die verantwortliche Person gesendet.
Ticket-Statusverlauf
Offen — eingereicht, wartet auf Bestätigung
In Bearbeitung — von der verantwortlichen Person oder Abteilung angenommen
Durchgeführt — Arbeiten wurden ausgeführt
Geschlossen — Arbeiten bestätigt; Ticket wird aus der Standardlistenansicht entfernt
Hinweis: Hausmeister können ein Ticket auf „Durchgeführt" setzen, jedoch nicht auf „Geschlossen". Das Schließen ist Benutzern mit höheren Berechtigungen vorbehalten (Koordinator oder Administrator). Um das Schließen für einen Benutzer zu ermöglichen, muss die Berechtigung Ticket > Service Close hinzugefügt werden.
Ticket annehmen Auf „Ticket annehmen" klicken. Der Status wechselt auf „In Bearbeitung" und der Ticket-Eigentümer wird benachrichtigt. Wenn das Ticket einer Abteilung zugewiesen war, wird die annehmende Person persönlich verantwortlich.
Status ändern
Auf die Schaltfläche „Status" klicken. Bei jedem Schritt kann eine Zusammenfassung hinzugefügt werden — diese erscheint in E-Mail-Benachrichtigungen und im PDF-Bericht. Beim Setzen des Status auf „Geschlossen" kann eine digitale Unterschrift hinzugefügt werden. Der Status kann auch direkt über die Zeitleiste auf der Ticketkarte geändert werden.
Notizen hinzufügen
Auf „+ Anmerkung" klicken, um eine Nachricht hinzuzufügen. Sichtbarkeit wählen:
Öffentlich — für alle Beteiligten sichtbar, einschließlich Mietern
Intern — nur für interne Benutzer und externe Dienstleister sichtbar; nicht für Mieter
Ortstermin erfassen
Unter der Registerkarte „Ortstermine" kann die aufgewendete Zeit, Geräteausfallzeit und verwendetes Material dokumentiert werden. Kann von Benutzern mit der Rolle Hausmeister oder Koordinator hinzugefügt werden.
Kosten erfassen
Unter der Registerkarte „Kosten" können Kostenpositionen mit Betrag, Beschreibung und Kostentyp hinzugefügt werden. Rechnungen können angehängt werden. Kosten können je nach konfigurierter Akzeptanzmatrix zur internen Genehmigung oder zur Genehmigung durch den Mieter gestellt werden. Konfiguration unter: Wörterbücher > Tickets > Akzeptanzmatrix.
Protokoll herunterladen
Auf „Protokoll" klicken, um ein PDF-Protokoll des Tickets zu erzeugen. Fotos aus Notizen können einbezogen werden. Externe Servicedokumente können hier ebenfalls hochgeladen werden.
Tickets verknüpfen
Auf „Link zum Ticket" klicken, um das aktuelle Ticket mit einem neuen oder bestehenden Ticket zu verbinden. Nützlich bei zusammenhängenden Problemen oder wenn Arbeiten auf mehrere Teams aufgeteilt werden.
Ticketliste
Navigieren Sie zu Tickets > Ticketliste, um alle aktiven Tickets Ihres Teams zu sehen. Geschlossene Tickets sind standardmäßig ausgeblendet — aktivieren Sie „Geschlossene einbeziehen", um sie anzuzeigen. Verfügbare Filter: Standort, Verantwortliche/r, Kategorie, Datum, Status, Tickettyp und mehr. Die Spaltenansicht ist pro Benutzer konfigurierbar. Massenaktionen: Verantwortliche/n ändern, Protokolle herunterladen, Status ändern, Koordinator hinzufügen, Tickets verknüpfen.
Was ist der Unterschied zwischen Tickettyp und Kategorie?
Der Tickettyp beschreibt die Art der Anfrage (z. B. Störung, Zusatzarbeit, Reinigung, Garantiefall). Die Kategorie beschreibt den technischen Bereich des Problems (z. B. Elektro, Sanitär, HLK, Beleuchtung) und bestimmt über die Verantwortungsmatrix, wer automatisch zugewiesen wird.
Kostenfreigabe (Akzeptanzmatrix)
Wenn konfiguriert, löst das Hinzufügen einer Kosten-Position eine E-Mail an den zuständigen Genehmiger aus. Genehmiger können per E-Mail oder direkt in SINGU FM freigeben oder ablehnen. Bei mehreren Genehmigern werden Benachrichtigungen in Prioritätsreihenfolge gesendet. Wenn ein Genehmiger ablehnt, wird die gesamte Kostenposition abgelehnt und der Ticket-Eigentümer benachrichtigt.
Arbeitsankündigungen (Ticketformulare)
Bei bestimmten Tickettypen ist vor der Einreichung ein Formular auszufüllen. Dies wird typischerweise verwendet, wenn externe Dienstleister, die nicht in SINGU FM registriert sind, im Auftrag eines Mieters Arbeiten ausführen. Den entsprechenden Tickettyp auswählen, auf „Formular ausfüllen" klicken, die erforderlichen Felder ausfüllen und speichern. Genehmigungsbenachrichtigungen werden automatisch gesendet.