Działy Firmy

Działy w Singu pozwalają grupować użytkowników w zespoły (na przykład dział techniczny, zespół zarządców czy generalnego wykonawcę), dzięki czemu zgłoszenia i przeglądy trafiają do właściwego zespołu automatycznie, zamiast być przydzielane pojedynczo. Dział można ustawić jako odpowiedzialny w zgłoszeniu, może dostawać własne powiadomienia, a jego obłożenie widać na tablicy dispatchera.

Dział przyspiesza kierowanie spraw i usprawnia komunikację w zespole. Zgłoszenie od najemcy można od razu skierować do odpowiedzialnego działu; pracownik działu bierze je następnie do siebie albo kierownik zespołu przydziela konkretnego technika. Tak samo działa to dla przeglądów, w których dział można ustawić jako odpowiedzialny.

Typowe zastosowania to zespoły techniczne, zespoły zarządców i generalni wykonawcy, a także ochrona czy serwis sprzątający. W przypadku generalnego wykonawcy dział może obsługiwać zgłoszenia gwarancyjne: załóż jego pracownikom konta w Singu, przypisz ich do wydzielonego działu i tam kieruj sprawy gwarancyjne. Takie ustawienie zalecamy, dopóki obiekt jest na gwarancji.

Działy tworzysz w module Słowniki → Zgłoszenia → Działy firmy. Podaj nazwę działu i jego akronim, a następnie zapisz. Dodawanie i edytowanie działów wymaga uprawnienia DepartmentEdit (sekcja User).

Użytkowników przypisujesz do działu pojedynczo w module Admin → Użytkownicy. Otwórz kartę użytkownika (ikona ołówka) i wybierz dział z listy rozwijanej Dział. Listę użytkowników możesz zawęzić parametrem Dział, aby sprawdzić, kto jest przypisany.

Do działu można przypisać tylko użytkowników z rolami wewnętrznymi (na przykład technik czy zarządca). Role zewnętrzne (partner) oraz role najemców są wykluczone: dla takich użytkowników pole działu jest niedostępne, więc jeśli nie możesz kogoś przypisać do działu, sprawdź najpierw jego rolę.

Dział, który nigdy nie był używany, usuniesz w module Słowniki → Zgłoszenia → Działy firmy. Potrzebujesz do tego uprawnienia DepartmentEdit (sekcja User).

Pojawi się komunikat Dział usunięty, a dział zniknie z listy działów firmy.

Jeśli przycisk Usuń jest widoczny, ale usunięcie kończy się błędem, dział jest jeszcze gdzieś używany: w zgłoszeniach lub przeglądach (także zamkniętych), w matrycy odpowiedzialności albo w budynku. Taki dział zostaje w systemie, żeby historia zgłoszeń była kompletna. Możesz go za to ukryć na liście odpowiedzialnych, jak opisuje kolejna sekcja.

Dział widać na liście odpowiedzialnych w zgłoszeniu, na przykład po kliknięciu Deleguj, dopóki co najmniej jeden jego użytkownik ma pole Aktywny ustawione na Tak i dostęp do kompleksu, w którym jest zgłoszenie. Gdy w danym kompleksie nie zostaje żaden aktywny członek działu, dział znika z listy dla tego kompleksu. Zgłoszenia już przypisane do działu nadal mają go jako odpowiedzialnego.

Aby ukryć dział na liście odpowiedzialnych:

Gdy przeniesiesz lub dezaktywujesz ostatniego aktywnego użytkownika, dział przestanie się pojawiać przy delegowaniu zgłoszeń.

Automatycznym przydziałem do działu steruje matryca odpowiedzialności, konfigurowana w Słowniki → Zgłoszenia → Matryca odpowiedzialności. Ustaw wybrany dział jako odpowiedzialny za wszystkie kategorie i typy zgłoszeń albo tylko za wybrane. Matryca odpowiedzialności dotyczy wyłącznie modułu zgłoszeń.

Gdy zgłoszenie jest przypisane do działu (a nie do jednej osoby), Singu wysyła e-mail do członków działu, którzy mają uprawnienie DepartmentNotification (sekcja Ticket). Jeśli zamiast tego ustawiono konkretną osobę odpowiedzialną, powiadomienie dostaje tylko ona. Gdy dział jest odpowiedzialny za przegląd, przypomnienie o zbliżającym się przeglądzie trafia do członków działu w ten sam sposób.

Tablica dispatchera pokazuje otwarte zgłoszenia i przeglądy działu na jednym ekranie, dzięki czemu kierownik widzi całe obłożenie i przydziela zgłoszenia członkom zespołu wprost z tablicy. Może wyświetlać zarówno zgłoszenia, jak i przeglądy techniczne, albo tylko zgłoszenia helpdesk, i można ją powiększyć na dedykowanym ekranie do stałego podglądu.

Tablica dispatchera pojawia się w menu tylko wtedy, gdy spełnione są wszystkie poniższe warunki:

Uprawnienia Boards (Boards → View / Edit) należą do innej funkcji, modułu tablic Kanban, i nie wpływają na widoczność tablicy dispatchera.

Dostęp do działów i tablicy dispatchera zależy od uprawnień w tabeli poniżej. Pierwsza kolumna to sekcja modułu Admin, w której znajduje się uprawnienie, druga to jego nazwa, a trzecia wyjaśnia, co nadaje.

Ustawienie aplikacji poniżej wpływa na tablicę dispatchera. Pierwsza kolumna to sekcja, w której znajduje się ustawienie, druga to jego nazwa, a trzecia wyjaśnia, co robi.

Dlaczego nie widzę zgłoszenia przypisanego do kolegi z mojego działu?

Nie widzisz zgłoszenia kolegi, bo indywidualne zgłoszenia członków działu zależą od uprawnienia ShowMyDepartmentCases (sekcja Ticket) oraz od ustawień widoczności w Twojej instancji. Zgłoszenie przypisane do całego działu jest zawsze widoczne dla jego członków, ale to przypisane do konkretnej osoby może wymagać filtra Pokaż z mojego działu w sekcji Inne albo samego uprawnienia. Jeśli nadal go brakuje, zgłoś się do osoby, która zarządza uprawnieniami w Twojej organizacji.

Dlaczego nie widzę tablicy dispatchera?

Nie zobaczysz tablicy dispatchera, dopóki nie są spełnione trzy warunki: jesteś przypisany do działu (albo Twoja rola ma uprawnienie MultiDepartmentDashboard), Twoja rola ma uprawnienie Ticket z sekcji Building, a moduł Dashboard jest włączony dla Twojej instancji. Aktywacją modułu zajmuje się Singu, więc jeśli po dwóch pierwszych krokach tablicy nadal brakuje, skontaktuj się z naszym wsparciem. Pamiętaj, że uprawnienia Boards (Kanban) nie sterują tą tablicą.

Dlaczego nie mogę przypisać użytkownika do działu?

Nie przypiszesz użytkownika do działu, gdy jego rola jest zewnętrzna. Do działu można przypisać tylko role wewnętrzne, takie jak technik czy zarządca; role zewnętrzne (partner) i role najemców są wykluczone, a pole działu się dla nich nie pojawia. Sprawdź najpierw rolę użytkownika w Admin → Użytkownicy.

Jak zgłoszenia trafiają do działu automatycznie?

Zgłoszenia trafiają do działu automatycznie przez matrycę odpowiedzialności w Słowniki → Zgłoszenia → Matryca odpowiedzialności, gdzie ustawiasz dział jako odpowiedzialny za wybrane kategorie i typy zgłoszeń. Automatyczne kierowanie działa tylko dla zgłoszeń, a dział musi mieć przypisanych użytkowników, żeby powiadomienia i tablica dispatchera miały sens.

Czy mogę usunąć dział?

Tak, ale tylko taki, który nigdy nie był używany. Usuwasz go w module Słowniki → Zgłoszenia → Działy firmy. Przycisk Usuń w oknie edycji pojawia się tylko wtedy, gdy do działu nie należy żaden użytkownik, także z polem Aktywny ustawionym na Nie. Usunięcie nie uda się też, jeśli dział występuje w zgłoszeniach, przeglądach, matrycy odpowiedzialności albo w budynku. Używany dział zostaje w systemie, ale możesz go ukryć na liście odpowiedzialnych: przenieś jego użytkowników do innego działu albo ich dezaktywuj.

Dlaczego dział nadal jest na liście odpowiedzialnych, gdy deleguję zgłoszenie?

Dział zostaje na tej liście, dopóki choć jeden jego użytkownik ma pole Aktywny ustawione na Tak i dostęp do kompleksu zgłoszenia. Przykład: dwie osoby z działu nie mogą się już logować, ale w karcie wciąż są aktywne, więc dział dalej się pokazuje. Przenieś te osoby do innego działu albo ustaw im pole Aktywny na Nie, a dział zniknie z listy.