Matryca odpowiedzialności to tabela reguł, które automatycznie przypisują każde nowe zgłoszenie do osoby odpowiedzialnej lub działu na podstawie kryteriów, które ustalasz, takich jak typ zgłoszenia, kategoria czy kompleks. Zamiast przydzielać każde zgłoszenie ręcznie, ustawiasz reguły raz, a Singu kieruje pasujące zgłoszenia za Ciebie.
Uprawnienia
Konfiguracja matrycy to zadanie administratora. Podgląd reguł oraz ich dodawanie, edycja i usuwanie to jedno uprawnienie CategoryMatrixEdit (sekcja Ticket); nie ma osobnego uprawnienia tylko do podglądu. Jeśli nie możesz otworzyć matrycy, zgłoś się do osoby, która zarządza uprawnieniami w Twojej organizacji.
Zanim zaczniesz, warto wiedzieć kilka rzeczy:
Matryca dokonuje przypisania: pasująca osoba lub dział staje się odpowiedzialna za zgłoszenie i dostaje powiadomienie.
Jeśli praca należy do kogoś innego, przypisana osoba może później przekazać zgłoszenie, zmieniając osobę odpowiedzialną w zgłoszeniu.
Typowe ustawienie: jeden punkt kontaktu (na przykład zarządca nieruchomości) dostaje przez matrycę wszystkie zgłoszenia danej kategorii, a potem rozdziela je między odpowiedzialnych techników.
Otwarcie matrycy odpowiedzialności
Wejdź w Słowniki > Zgłoszenia > Matryca odpowiedzialności.
Otworzy się lista istniejących reguł.
Dodanie nowej reguły
Kliknij Dodaj w prawym górnym rogu.
Określ kryteria, przy których reguła obowiązuje:
Typ zgłoszenia albo Kategoria – wybierasz jedno z dwóch, nie oba naraz. Na przykład typ zgłoszenia taki jak Awaria czy Zgłoszenie gwarancyjne, albo kategoria taka jak Instalacja elektryczna, Hydraulika czy HVAC. W Kategorii
*oznacza wszystkie kategorie.Kompleks lub Grupa kompleksów – opcjonalnie, aby ograniczyć regułę do wybranych nieruchomości. Zostaw puste, aby reguła obowiązywała wszędzie.
Zdecyduj, czy za zgłoszenie ma odpowiadać osoba, czy dział, a potem wybierz właściwą pozycję z listy.
Zapisz regułę.
Możesz łączyć kilka reguł, na przykład jedną ogólną dla wszystkich awarii plus dodatkowe reguły dla poszczególnych kompleksów. Zacznij od kilku czytelnych reguł i rozbudowuj je w miarę potrzeb.
Jak reguła działa na zgłoszenie
Powstaje nowe zgłoszenie.
Singu sprawdza, czy któraś reguła w matrycy pasuje do typu lub kategorii zgłoszenia oraz jego kompleksu.
Jeśli reguła pasuje, zgłoszenie zostaje automatycznie przypisane do osoby lub działu z tej reguły, a oni dostają powiadomienie i widzą zgłoszenie na swojej liście.
Jeśli żadna reguła nie pasuje, zgłoszenie trafia do domyślnej osoby odpowiedzialnej ustawionej w instancji, o ile taka istnieje; jeśli nie ma domyślnej, zgłoszenie zostaje bez osoby odpowiedzialnej i trzeba je przypisać ręcznie.
Osobę odpowiedzialną możesz w każdej chwili zmienić w zgłoszeniu przyciskiem Edytuj.
Edycja i usuwanie reguły
Otwórz Słowniki > Zgłoszenia > Matryca odpowiedzialności.
Znajdź regułę, którą chcesz zmienić.
Kliknij ikonę ołówka, aby zmienić kryteria lub osobę odpowiedzialną.
Aby reguła przestała obowiązywać, usuń ją. Reguły nie mają stanu nieaktywnego, więc usunięta reguła zostaje skasowana, a nie wstrzymana; utwórz ją ponownie, gdy będzie znów potrzebna.
Uprawnienia
Praca z matrycą zależy od uprawnienia poniżej. Pierwsza kolumna to sekcja modułu Admin, druga to nazwa uprawnienia, a trzecia wyjaśnia, co ono nadaje.
Sekcja modułu Admin | Nazwa uprawnienia | Opis |
|
| Podgląd matrycy odpowiedzialności oraz dodawanie, edycja i usuwanie jej reguł. To samo uprawnienie obejmuje podgląd i edycję. |
Najczęściej zadawane pytania
Dlaczego moje nowe zgłoszenie nie zostało nikomu przypisane?
Twoje nowe zgłoszenie nie zostało przypisane, bo żadna reguła w matrycy nie pasowała do jego typu lub kategorii i kompleksu, a w instancji nie ustawiono domyślnej osoby odpowiedzialnej. Dodaj lub popraw regułę tak, aby obejmowała kryteria zgłoszenia, ustaw domyślną osobę odpowiedzialną albo przypisz zgłoszenie ręcznie przyciskiem Edytuj.
Dlaczego przypisana osoba nie widzi zgłoszenia?
Przypisana osoba nie widzi zgłoszenia, gdy brakuje jej dostępu do jego kompleksu albo właściwej roli. Aby zostać osobą odpowiedzialną i widzieć zgłoszenie, użytkownik potrzebuje dostępu do danego kompleksu oraz uprawnienia ResponsiblePerson w tym kompleksie. Sprawdź jedno i drugie, a w razie potrzeby przypisz ponownie.
Czy mogę dezaktywować regułę zamiast ją usuwać?
Nie, reguły nie da się dezaktywować; matryca nie ma stanu nieaktywnego. Aby reguła przestała obowiązywać, otwórz Słowniki > Zgłoszenia > Matryca odpowiedzialności, znajdź regułę i usuń ją. Gdy będzie znów potrzebna, utwórz ją ponownie. Usunięcie reguły dotyczy tylko nowych zgłoszeń; już przypisane zgłoszenia zachowują swoją osobę odpowiedzialną.
Reguła przypisuje cały dział. Kto właściwie dostaje zgłoszenie?
Gdy reguła przypisuje dział, zgłoszenie staje się odpowiedzialnością tego działu: członkowie z dostępem do jego kompleksu widzą je na swojej liście, a członkowie z uprawnieniem DepartmentNotification dostają e-mail. Nie powiadamia to automatycznie każdego członka. Każdy z nich może następnie przejąć zgłoszenie lub przypisać je dalej.