Kod QR z Tag managera pozwala zgłaszać usterki osobom bez konta w Singu, na przykład najemcom, podwykonawcom albo gościom w budynku. Taka osoba skanuje kod QR albo otwiera przesłany odnośnik i wypełnia krótki formularz.
Zgłoszenie pojawia się na zwykłej liście zgłoszeń helpdesk i obsługujesz je tak samo jak pozostałe.
Uprawnienia
Kody QR tworzysz w module Tag manager, w menu Budynki. Do przeglądania kodów QR potrzebne jest uprawnienie TagManager / View, a do ich tworzenia i edycji TagManager / Edit. Osoba wypełniająca formularz publiczny nie potrzebuje żadnych uprawnień ani konta.
Oba uprawnienia są zastrzeżone, więc nie nada ich administrator w Twojej firmie. Jeśli ich potrzebujesz, zgłoś się do wsparcia Singu i podaj, którym użytkownikom mają zostać nadane.
Jak to działa
Osoba zgłaszająca skanuje kod QR telefonem albo klika odnośnik. W przeglądarce otwiera się formularz, który nie wymaga logowania. Po wysłaniu formularza widzi potwierdzenie i dostaje e-mail o przyjęciu zgłoszenia.
Na ten sam adres e-mail Singu wysyła wiadomość przy każdej zmianie statusu zgłoszenia.
W Singu powstaje wtedy zgłoszenie helpdesk z parametrami zapisanymi w kodzie QR: budynkiem, firmą, kategorią, typem, priorytetem i osobą odpowiedzialną. Imię, nazwisko, e-mail i telefon osoby zgłaszającej widać na karcie zgłoszenia oraz w osobnej kolumnie na liście zgłoszeń.
Przełącznik Pokaż istniejące konto dodaje przed formularzem ekran z wyborem: zalogować się i zgłosić usterkę ze swojego konta albo wypełnić formularz publiczny. Ekran wyboru widzi każdy, kto nie jest zalogowany w Singu w tej przeglądarce. Bez przełącznika Pokaż istniejące konto formularz otwiera się od razu.
Osoba zalogowana w Singu w tej przeglądarce nie widzi ani formularza publicznego, ani ekranu wyboru. Singu od razu otwiera jej zwykły formularz nowego zgłoszenia. Bez uprawnień do zakładania zgłoszeń w tym budynku zobaczy komunikat o braku dostępu.
Włączenie formularza publicznego
Formularz publiczny zależy od ustawienia aplikacji PublicTicketAction w sekcji Menadżer tagów. Dopiero gdy to ustawienie jest włączone, w kodzie QR z akcją Utwórz zgłoszenie pojawia się przełącznik Zezwalaj na publiczne tworzenie. Ustawienie zmienia w Ustawieniach aplikacji osoba, która zarządza nimi w Twojej organizacji.
Uwaga
Do formularza publicznego nie jest potrzebne ustawienie NewTicketReporterField. Singu zapisuje dane osoby zgłaszającej w zgłoszeniu także bez niego.
Przygotowanie kodu QR z formularzem publicznym
Nowy kod QR zakładasz w menu Budynki, pozycja Tag manager, przyciskiem Dodaj.
W sekcji Podstawowe informacje wpisz nazwę kodu QR i zostaw Aktywne ustawione na Tak.
W sekcji Kontekst lokalizacyjny wybierz kompleks i budynek. Pole Lokalizacja wskazuje dokładniejsze miejsce w budynku i nie jest obowiązkowe.
W sekcji Konfiguracja skanowania wybierz w polu Akcja po zeskanowaniu opcję Utwórz zgłoszenie, a następnie kategorię i typ zgłoszenia. Priorytet możesz pominąć.
Włącz przełącznik Zezwalaj na publiczne tworzenie. Pod przełącznikiem pojawi się sekcja Ustawienia publicznego zgłoszenia.
Uzupełnij firmę, zgłaszającego i osobę odpowiedzialną, a potem kliknij Zapisz.
Kod QR pojawi się na liście, a w kolumnie Akcja po skanowaniu zobaczysz Utwórz zgłoszenie (formularz publiczny).
W sekcji Ustawienia publicznego zgłoszenia pola Firma, Zgłaszający i Odpowiedzialny są obowiązkowe. Osoba wypełniająca formularz nie podaje żadnej z tych informacji, więc ustawiasz je z góry w kodzie QR. Bez nich kodu QR nie da się zapisać. Pierwsza kolumna to nazwa pola, druga wyjaśnia, do czego ono służy.
Pole | Do czego służy |
Firma | Firma przypisana do zgłoszenia. |
Zgłaszający | Użytkownik Singu, którego wybierasz w tym polu. Singu wpisuje go jako zgłaszającego w każdym zgłoszeniu z tego kodu QR, bo osoba wypełniająca formularz nie ma konta. Jej imię, nazwisko, e-mail i telefon z formularza Singu zapisuje w zgłoszeniu osobno. |
Odpowiedzialny | Osoba odpowiedzialna za zgłoszenie albo odpowiedzialny dział. Wystarczy wskazać jedno z dwojga. |
Pokaż istniejące konto | Przełącznik, który dodaje przed formularzem ekran z wyborem między zalogowaniem się a formularzem publicznym. Ekran widzi każdy niezalogowany skanujący, a logowanie jest tam tylko propozycją. |
Gotowy kod QR otwierasz ikoną podglądu na liście. W oknie podglądu jest obraz kodu QR, przycisk Pobierz do wydruku oraz Adres URL tagu z przyciskiem Kopiuj. Adres URL tagu działa tak samo jak zeskanowany kod QR, więc możesz go wysłać zamiast drukować.
Co wypełnia osoba zgłaszająca
Formularz jest krótki i wszystkie pola są obowiązkowe.
imię
nazwisko
adres e-mail
numer telefonu
temat, co najmniej cztery znaki
opis, co najmniej jedenaście znaków
Do formularza nie da się dołączyć zdjęcia ani żadnego pliku, więc osoba zgłaszająca opisuje usterkę wyłącznie słowami.
Limit zgłoszeń z jednego kodu QR
Po wysłaniu zgłoszenia ten sam kod QR przez dziesięć minut nie przyjmie kolejnego z tego samego telefonu. Kto spróbuje wcześniej, zobaczy komunikat o przekroczonym limicie.
Pamięta o tym wyłącznie przeglądarka, z której wysłano zgłoszenie, więc z innego telefonu kolejne zgłoszenie da się wysłać od razu.
Komunikaty formularza
Formularz nie otworzy się albo nie zostanie wysłany z jednego z pięciu powodów. Pierwsza kolumna to komunikat, który widzi osoba zgłaszająca, a druga wyjaśnia, co go wywołało.
Co widzi osoba zgłaszająca | Przyczyna |
Informacja, że kod QR nie istnieje | Kod QR został usunięty albo ustawiony jako nieaktywny. Sprawdź go w menu Budynki > Tag manager. |
Informacja o przekroczonym limicie | Z tego kodu QR i z tej przeglądarki wysłano już zgłoszenie w ciągu ostatnich dziesięciu minut. |
Informacja o nieudanym wysłaniu | Singu nie zapisało zgłoszenia. Formularz wystarczy wypełnić jeszcze raz. |
Strona logowania zamiast formularza | W kodzie QR nie włączono przełącznika Zezwalaj na publiczne tworzenie, więc zamiast formularza Singu wyświetla stronę logowania. |
Komunikat o braku dostępu | Przełącznik w kodzie QR jest włączony, ale ustawienie |
Uprawnienia
Formularz publiczny obsługujesz w całości przez kody QR, więc potrzebne uprawnienia dotyczą modułu Tag manager. Oba są zastrzeżone: nadaje je wyłącznie Singu, a w matrycy ról ich nie zobaczysz. Pierwsza kolumna to sekcja modułu Admin, w której znajduje się uprawnienie, druga to jego nazwa, a trzecia wyjaśnia, co nadaje.
Sekcja modułu Admin | Nazwa uprawnienia | Opis |
TagManager - Menadżer Tagów |
| Lista kodów QR, podgląd pojedynczego kodu QR i pobranie go do wydruku. |
TagManager - Menadżer Tagów |
| Tworzenie, edycja i usuwanie kodów QR, w tym włączenie przełącznika Zezwalaj na publiczne tworzenie. |
Jeśli potrzebujesz tych uprawnień, skontaktuj się ze wsparciem Singu i podaj, którym użytkownikom mają zostać nadane.
Ustawienia aplikacji
Formularz publiczny zależy od jednego ustawienia aplikacji. Pierwsza kolumna to sekcja, w której znajduje się ustawienie, druga to jego nazwa, a trzecia wyjaśnia, co zmienia.
Sekcja | Nazwa ustawienia | Opis |
Menadżer tagów |
| Udostępnia przełącznik Zezwalaj na publiczne tworzenie w kodach QR z akcją Utwórz zgłoszenie. Bez tego ustawienia formularza nie da się włączyć. |
Jeśli któraś z opisanych tu opcji jest niedostępna, skontaktuj się z osobą, która zarządza ustawieniami aplikacji w Twojej organizacji.
Najczęściej zadawane pytania
Czy osoba zgłaszająca musi mieć konto w Singu?
Formularz publiczny działa bez konta i bez logowania, więc wystarczy zeskanować kod QR albo otworzyć odnośnik. W kodzie QR z włączonym przełącznikiem Pokaż istniejące konto pojawia się wcześniej ekran z wyborem, ale logowanie jest tam tylko propozycją, nie warunkiem.
Nie widzę przełącznika Zezwalaj na publiczne tworzenie. Dlaczego?
Przełącznik Zezwalaj na publiczne tworzenie pojawia się w kodzie QR z akcją Utwórz zgłoszenie dopiero wtedy, gdy włączone jest ustawienie PublicTicketAction. Ustawienie zmienia w Ustawieniach aplikacji osoba, która zarządza nimi w Twojej organizacji. Do tworzenia i edycji kodów QR potrzebne jest poza tym uprawnienie TagManager / Edit, które nadaje wsparcie Singu.
Dlaczego nie widzę uprawnień Tag managera w matrycy ról?
Uprawnienia TagManager / View i TagManager / Edit są zastrzeżone, więc matryca ról ich nie pokazuje i nie da się ich nadać przez rolę. Nadaje je wsparcie Singu bezpośrednio wybranym użytkownikom. Zgłoś się do wsparcia Singu i podaj, którym użytkownikom mają zostać nadane.
Dlaczego z tego samego kodu QR nie da się wysłać drugiego zgłoszenia?
Po wysłaniu zgłoszenia ten sam kod QR przez dziesięć minut nie przyjmie kolejnego z tego samego telefonu. Po tym czasie formularz znowu da się wysłać. Z innego telefonu zgłoszenie da się wysłać od razu, bo o poprzednim zgłoszeniu pamięta wyłącznie przeglądarka, z której je wysłano.
Czy do zgłoszenia da się dołączyć zdjęcie?
Zdjęcie dołączysz dopiero do gotowego zgłoszenia, tak samo jak do każdego innego. Sam formularz publiczny nie przyjmuje załączników, więc osoba zgłaszająca opisuje usterkę słowami.
Skąd biorą się firma i osoba odpowiedzialna w takim zgłoszeniu?
Firma, kategoria, typ zgłoszenia, budynek, zgłaszający i osoba odpowiedzialna pochodzą z kodu QR, w którym wszystkie te pola są obowiązkowe. Każde zgłoszenie z tego samego kodu QR dostaje ten sam zestaw.
Przykład: zgłoszenia z kodu QR przy windzie mają przypisany dział techniczny, a zgłoszenia z kodu QR przy recepcji dział sprzątania. Żeby tak rozdzielić zgłoszenia, przygotuj osobny kod QR dla każdego miejsca.
Dlaczego po zeskanowaniu kodu QR pojawia się informacja, że kod QR nie istnieje?
Informacja, że kod QR nie istnieje, pojawia się, gdy ten kod QR usunięto albo ustawiono jako nieaktywny. Otwórz Budynki > Tag manager i sprawdź, czy kod QR nadal jest na liście i czy w kolumnie Status nie ma wartości Nieaktywna. Przełącznik Uwzględnij nieaktywne nad listą pokazuje także nieaktywne kody QR.