Zarządzanie użytkownikami: dodawanie, edycja, dezaktywacja, odblokowanie

W sekcji Admin > Użytkownicy dodajesz, edytujesz i dezaktywujesz konta użytkowników w Singu oraz resetujesz hasła osobom, które je zapomniały lub mają zablokowane konto. Ten artykuł przeprowadza przez każde z tych zadań i wyjaśnia statusy kont widoczne na liście.

Otworzy się formularz. Pola oznaczone * są obowiązkowe:

Dział ma znaczenie dla personelu technicznego. Przypisanie użytkownika do działu daje mu dostęp do zgłoszeń obsługiwanych przez ten dział oraz powiadomienia e-mail, gdy takie zgłoszenie powstaje lub się zmienia. Pole jest opcjonalne i pojawia się tylko dla ról wewnętrznych (nie dla najemców ani serwisów zewnętrznych); użytkownik nie może mieć jednocześnie powiązania z firmą i działu. Działy konfiguruje się w Słowniki > Zgłoszenia > Działy firmy.

Rola * określa uprawnienia użytkownika:

Kompleks * ustala nieruchomości, do których użytkownik potrzebuje dostępu.

Login * musi być unikalny w systemie, zwykle to adres e-mail.

Logowanie włączone: TAK / NIE decyduje, czy użytkownik może się zalogować: TAK to aktywne konto z możliwością logowania, NIE blokuje logowanie.

Wygeneruj nowe losowe hasło:

Przełącznik Powiadomienie decyduje, czy użytkownik dostanie automatyczny e-mail o utworzeniu konta. Wygenerowane hasło (lub link resetujący) trafia właśnie w tym e-mailu, więc gdy powiadomienie jest wyłączone, hasło nie zostaje wysłane i trzeba je ustawić lub zresetować inaczej.

Użytkowników można też dodać bezpośrednio z karty Firma/Najemca lub Serwis zewnętrzny.

Singu nie usuwa użytkowników trwale, dzięki czemu pełna historia audytu pozostaje nienaruszona; zamiast tego konto się dezaktywuje.

W sekcji Admin > Użytkownicy stan każdego konta opisują trzy kolumny. Znak X w danej kolumnie oznacza, że warunek nie jest spełniony:

Użytkownicy, którzy zapomnieli hasła, mogą samodzielnie skorzystać z linku Nie pamiętam hasła na stronie logowania. Konto blokuje się też po zbyt wielu nieudanych próbach logowania (domyślnie pięciu, konfigurowalne w instancji). Aby jako administrator odblokować konto lub zresetować hasło:

W oknie Resetuj hasło możesz:

Zarządzanie użytkownikami opiera się na dwóch uprawnieniach poniżej. Dla każdego z nich tabela pokazuje sekcję modułu Admin, w której się znajduje, jego dokładną nazwę oraz to, co umożliwia. Jeśli któraś z opisanych wyżej akcji jest wyszarzona lub jej brak, zwykle brakuje właśnie jednego z tych uprawnień.

Czy mogę usunąć użytkownika?

Nie, użytkownika nie usuniesz; Singu zachowuje każde konto dla pełnej historii audytu. Zamiast usuwać, zdezaktywuj konto: otwórz użytkownika w Admin > Użytkownicy, kliknij ikonę ołówka i ustaw Aktywny na NIE. Zdezaktywowany użytkownik nie zaloguje się już, ale zostaje w ewidencji.

Użytkownik jest zablokowany i nie może się zalogować. Jak go odblokować?

Użytkownik zostaje zablokowany po zbyt wielu nieudanych próbach logowania (domyślnie pięciu, konfigurowalne w instancji), co widać jako X w kolumnie Logowanie włączone. Aby go odblokować, otwórz Admin > Użytkownicy, znajdź użytkownika, kliknij ikonę klucza i albo wyślij e-mail z resetem hasła, albo ustaw nowe hasło ręcznie. Użytkownik może też zresetować je sam linkiem Nie pamiętam hasła na stronie logowania.

Dlaczego przy dodawaniu użytkownika brakuje pola Dział?

Pola Dział brakuje, bo użytkownik ma rolę zewnętrzną. Dział jest dostępny tylko dla ról wewnętrznych; najemców ani użytkowników serwisu zewnętrznego nie da się przypisać do działu, a użytkownik nie może mieć jednocześnie powiązania z firmą i działu. Jeśli pole jest potrzebne, sprawdź, czy wybrana rola jest wewnętrzna.

Nowy użytkownik nie dostał e-maila z hasłem. Dlaczego?

Nowy użytkownik nie dostał e-maila z hasłem najczęściej dlatego, że przy zakładaniu konta przełącznik Powiadomienie był wyłączony. Singu wysyła hasło (lub link do jego ustawienia) tylko w e-mailu powitalnym, a ten e-mail wychodzi wyłącznie przy włączonym Powiadomieniu. Jeśli zamiast tego ustawiłeś hasło ręcznie, e-mail z hasłem również nie wychodzi. Jak to naprawić: kliknij ikonę klucza przy użytkowniku i wyślij reset hasła e-mailem, żeby dostał link do ustawienia własnego hasła, albo przekaż mu ustawione hasło bezpośrednio.

Czym różnią się Aktywny, Logowanie włączone i Konto aktywowane?

To trzy odrębne stany konta. Aktywny mówi, czy konto w ogóle jest używane (X oznacza dezaktywację). Logowanie włączone mówi, czy logowanie jest dozwolone (X oznacza wyłączone, na przykład po blokadzie). Konto aktywowane? mówi, czy użytkownik dokończył aktywację (X oznacza, że jeszcze nie aktywował). Aby zalogować się normalnie, konto musi być aktywne, mieć włączone logowanie i być aktywowane.

Rola użytkownika ma uprawnienie, a on i tak nie może wykonać akcji. Dlaczego?

Uprawnienie ustawione bezpośrednio na koncie użytkownika ma pierwszeństwo przed rolą i może je odebrać. Konto zachowuje wtedy rolę, ale przy spornym uprawnieniu obowiązuje wpis indywidualny. Takie wyjątki ustawia się i zdejmuje w Admin > ACL: Role > Użytkownicy / Uprawnienia, dla konkretnej osoby. Zestawienie ról tych wyjątków nie pokazuje, więc rola może wyglądać na poprawną, choć użytkownik uprawnienia nie ma.

​