Urządzenia

Urządzenia to ewidencja sprzętu zamontowanego w budynkach: central wentylacyjnych, wind, hydrantów, agregatów. Każde urządzenie ma własną kartę z danymi technicznymi, dokumentami i historią zgłoszeń. Ten artykuł opisuje, jak taką ewidencję założyć i jak ją prowadzić.

Pełną listę otwierasz z menu bocznego, pozycja Urządzenia. Lista obejmuje wszystkie budynki, do których masz dostęp.

Te same urządzenia znajdziesz na karcie budynku, w zakładce Urządzenia. Lista jest tam zawężona do jednego budynku i od razu z niej dodasz kolejne urządzenie.

Moduł urządzeń jest opcjonalny. Jeśli w menu nie ma takiej pozycji, moduł nie został włączony w Twojej instancji. O włączenie poproś wsparcie Singu.

Przycisk Dodaj znajduje się nad listą urządzeń. Otwiera okno Nowe urządzenie z czterema zakładkami: Podstawowe, Daty, Koszty i Firmy.

Obowiązkowe są cztery pola, oznaczone czerwoną gwiazdką: Nazwa, Kompleks, Budynek i Kategoria. Kategoria to ta sama lista, z której korzystają zgłoszenia. Resztę pól uzupełnisz później, a okno zamykasz przyciskiem Dodaj.

Dwa ustawienia aplikacji dokładają kolejne pola obowiązkowe. Przy EquipmentModelAndSerialRequired wymagane stają się Model i numer seryjny, przy EquipmentManufacturerRequired wymagany jest Producent. Oba ustawienia obowiązują tak samo w formularzu i w imporcie, a włącza je wsparcie Singu.

Import zakłada wiele urządzeń naraz na podstawie arkusza Excela. Nad listą, obok przycisku Dodaj, są dwa przyciski: Urządzenia - szablon oraz Atrybuty/Parametry - szablon.

Pierwszy z nich otwiera okno Importuj szablon Excel: Urządzenia, które prowadzi przez pięć kroków.

Wybór kolumn i arkuszy w drugim kroku ma znaczenie praktyczne. Szablon potrafi mieć kilkanaście zakładek, a zaznaczając tylko potrzebne, dostajesz plik, w którym da się pracować.

Kolumny obowiązkowe to Lp., Budynek, Kategoria i Nazwa. Typ urządzenia jest opcjonalny, ale musi należeć do kategorii wpisanej w tym samym wierszu. Właściciela też wskażesz w pliku, pod warunkiem że firma jest przypisana do tego budynku.

Plik musi mieć rozszerzenie XLSX, inne formaty aplikacja odrzuca. Jeden arkusz mieści około tysiąca urządzeń.

Wyjątek dotyczy instancji z modułem Space Management. Wypełniona kolumna z numerem urządzenia sprawia, że import nadpisuje dane urządzenia o tym numerze. Urządzenia zmienione wcześniej ręcznie zostają wtedy pominięte, a ich wykaz znajdziesz wśród ostrzeżeń.

Przyciski importu widzą wyłącznie osoby z uprawnieniem Building / ImportExportAssetTemplate i tylko w instancjach z włączonym ustawieniem AssetImportByAllUsers.

Kartę otwierasz, klikając nazwę urządzenia na liście. U góry są trzy przyciski: Edycja, Nowe zgłoszenie i Raport kosztów, a pod nimi zakładki z danymi.

Zakładek jest osiem, a ich zestaw zależy od modułów włączonych w Twojej instancji.

Przycisk Edycja otwiera okno Edycja danych urządzenia z pięcioma zakładkami. Okno dodawania nowego urządzenia ma te same zakładki poza ostatnią. Poniżej rozpisujemy, co na której z nich ustawisz.

Numer inwentarzowy ma własne uprawnienie. Bez Building / AssetInventoryNumberEdit pole jest widoczne, ale zablokowane do edycji.

Gwarancję opisują dwa pola w zakładce Daty: Data rozpoczęcia gwarancji i Data wygaśnięcia gwarancji. Gwaranta wskazujesz osobno, w zakładce Firmy, w polu Gwarant / wykonawca. Tam też zapiszesz zalecenia gwaranta co do częstotliwości przeglądów.

W zgłoszeniu helpdesk, na liście podpiętych urządzeń, widać gwaranta i liczbę dni pozostałych do końca gwarancji. Sama data pojawia się dopiero wtedy, gdy gwarancja już minęła. Te informacje są dostępne wyłącznie dla osób z uprawnieniem Building / AssetCompanyEdit.

O zbliżającym się końcu gwarancji i o terminie UDT aplikacja przypomina mailem. Ile dni wcześniej wychodzi takie przypomnienie, ustala parametr AssetExpiryNotifications.

Podzespół to element wchodzący w skład urządzenia, na przykład sprężarka w agregacie. Podzespoły znajdziesz na karcie urządzenia, w zakładce Podzespoły, a nowy zakładasz przyciskiem Nowy podzespół.

Podzespół ma własny komplet danych: kod, nazwę, numer seryjny, nr fabryczny, nr inwentarzowy, numer i datę UDT, datę wygaśnięcia gwarancji, producenta, rok produkcji i uwagi. Może też mieć własny tag NFC.

Budynek i kategorię podzespół dziedziczy po urządzeniu nadrzędnym, a aktywny albo nieaktywny jest razem z nim.

Podzespół, inaczej niż urządzenie, można usunąć. Służy do tego przycisk w jego wierszu. Podzespoły wczytasz też z pliku, osobnym arkuszem szablonu importu.

Ewidencja ma kilka poziomów: kompleks, budynek, lokalizacja, kategoria, typ urządzenia, urządzenie, podzespół. Najwięcej nieporozumień budzą dwa z nich: kategoria i typ urządzenia.

Kategoria to ta sama lista, z której korzystają zgłoszenia, na przykład HVAC & Ventilation albo Compliance & Safety. Jest obowiązkowa i decyduje między innymi o tym, jakie typy urządzeń możesz przy niej wybrać.

Typ urządzenia to nowszy słownik, zbudowany jako drzewo. Otwierasz go z menu Budynki, pozycja Typy urządzeń, a do jego edycji potrzebujesz uprawnienia Asset / AssetTypeEdit.

Nowy typ zakładasz przyciskiem Dodaj typ urządzenia. W oknie podajesz nazwę i kategorię, obie obowiązkowe, a opcjonalnie nadrzędny typ urządzenia oraz akronim. Nadrzędny typ decyduje o miejscu w drzewie, więc tak buduje się kolejne poziomy.

Kolejność typów na jednym poziomie ustawiasz, przeciągając je za uchwyt po lewej stronie. Przycisk Rozwiń wszystkie otwiera całe drzewo naraz, a pole Szukaj filtruje je po nazwie.

Typu urządzenia nie usuwa się, tylko dezaktywuje, a nieaktywne typy znikają z formularzy i z list. Sam typ widać na karcie oraz na liście urządzeń, gdzie jest osobną kolumną i filtrem. Trafia też do eksportu i ma własny arkusz w szablonie importu.

Dokumentację techniczną, karty gwarancyjne i protokoły gromadzi zakładka Pliki na karcie urządzenia. Nowy dokument dodajesz przyciskiem Nowy plik, a w oknie wskazujesz go przyciskiem Dodaj plik(i) albo przeciągasz z komputera na wyznaczone pole.

Aplikacja nie ogranicza formatu pliku do konkretnej listy rozszerzeń. Każdy plik przechodzi jednak skanowanie antywirusowe i ogólną blokadę niebezpiecznych rozszerzeń, a maksymalny rozmiar wynika z konfiguracji Twojej instancji.

Zdjęcie urządzenia oznacza się gdzie indziej: w oknie edycji urządzenia, w zakładce Podstawowe, przy dodawanym pliku jest zaznaczenie Oznacz jako zdjęcie urządzenia. Tak opisany plik staje się zdjęciem widocznym na karcie i musi być obrazem w formacie JPG, PNG albo GIF. W oknie Nowy plik tego zaznaczenia nie ma.

Zakładka Historia urządzenia zbiera zgłoszenia dotyczące danego urządzenia. Znajdziesz na niej zgłoszenia helpdesk i przeglądy, razem na jednej liście i łącznie z zakończonymi.

Lista uwzględnia uprawnienia do zgłoszeń, i to osobno dla każdego typu. Za zgłoszenia helpdesk odpowiada Ticket / ShowOtherPeopleCases, a za przeglądy Inspection / ShowOtherPeopleCases.

Bez tych uprawnień widzisz wyłącznie sprawy powiązane z Tobą: takie, w których jesteś osobą odpowiedzialną, zgłaszającą albo koordynatorem, oraz te przypisane do Twojego działu. Przy przeglądach liczy się dodatkowo bycie obserwatorem. Dlatego dwie osoby mogą widzieć na tej samej karcie różną liczbę pozycji.

Harmonogram przeglądów jest osobno, w zakładce Definicje przeglądów. Pokazuje plan na przyszłość, a nie to, co zostało wykonane.

Karta nie prowadzi historii zmian poszczególnych pól. Zakładka Historia zmian pojawia się wyłącznie w instancjach z modułem Space Management.

Urządzenia nie da się usunąć. Nie ma takiego przycisku ani na liście, ani na karcie urządzenia.

Zamiast usuwania nadajesz urządzeniu status oznaczony w słowniku jako nieaktywny. Urządzenie zostaje w bazie razem z całą historią, ale nie pojawia się już w bieżącej pracy.

Dezaktywacja zmienia cztery rzeczy:

Decyzja jest odwracalna. Wystarczy nadać urządzeniu z powrotem status aktywny.

Lista urządzeń ma pola wyboru w pierwszej kolumnie. Gdy zaznaczysz urządzenia, pod listą pojawia się pasek Dla zaznaczonych z przyciskami działań zbiorczych.

W instancjach z modułem Space Management dochodzi jeszcze zmiana lokalizacji, a przy urządzeniach z rejestracją zużycia dodanie odczytu.

Pozostałych pól zbiorczo nie zmienisz. Na pasku nie ma w szczególności zmiany właściciela urządzenia.

Aplikacja mobilna pokazuje listę urządzeń z wyszukiwarką i filtrami: po kategorii, numerze katalogowym, numerze inwentarzowym i numerze urządzenia. Wyszukiwarka przeszukuje nazwę i numer seryjny.

Na karcie urządzenia w telefonie zobaczysz parametry, atrybuty i historię. Historia zależy od uprawnień: zgłoszenia helpdesk wymagają Building / Ticket, a przeglądy Inspection / List.

Tag NFC przypisujesz, przykładając telefon do tagu. Przycisk pojawia się tylko wtedy, gdy telefon obsługuje NFC, masz uprawnienie Building / AssetNfcEdit, a urządzenie nie ma jeszcze przypisanego tagu. Numer tagu wpiszesz też ręcznie, w polu Tag NFC w formularzu edycji urządzenia. Jeden tag może należeć do jednego urządzenia albo podzespołu.

Kod QR przypisujesz, skanując go aparatem. Przypisanie wymaga uprawnienia Building / AssetQrCodeEdit, a kod musi być niepowtarzalny.

Tagi NFC wczytasz też z pliku, kolumną szablonu importu, w instancjach z modułem Space Management. Przy włączonym ustawieniu InspectionAssetNfcScanning zeskanowanie tagu jest częścią przeglądu, a data skanowania trafia na protokół.

Najemca widzi wyłącznie urządzenia, których właścicielem jest jego firma, i tylko w budynkach przypisanych do tej firmy. Dostęp daje uprawnienie Building / AssetView nadane w roli najemcy.

Karta jest wtedy uboższa. Nie ma na niej przycisku nowego zgłoszenia dla urządzenia, raportu kosztów ani definicji przeglądów, a historia pokazuje same zgłoszenia helpdesk. Najemca może natomiast dodać plik do swojego urządzenia.

Raport kosztów otwierasz przyciskiem na karcie urządzenia. Zestawia koszty zapisane na tym urządzeniu i wymaga uprawnienia Building / AssetCostReport.

Na stronie raportu zawężasz wynik zakresem dat i typem zgłoszenia, a przyciskiem Urządzenia dokładasz kolejny sprzęt do zestawienia. Wynik pokazuje przycisk Pokaż.

Listę urządzeń wyeksportujesz odnośnikiem Eksport XLS nad tabelą. Eksport obejmuje kolumny widoczne na liście, więc zakres danych ustawiasz wcześniej, dobierając kolumny i filtry.

Poza tym w Singu FM działają raporty przygotowywane na zamówienie. Nie jest to gotowe zestawienie urządzeń: taki raport pisze administrator pod konkretne pytanie, a wśród parametrów może wykorzystać parametry urządzeń.

Uprawnień do urządzeń jest kilkanaście, bo poszczególne obszary karty otwierają się osobno. Pierwsza kolumna podaje uprawnienie, druga wyjaśnia, co ono daje.

Część zachowań modułu zależy od ustawień włączanych przez wsparcie Singu. Poniżej te, które widać w codziennej pracy.

Czy mogę usunąć urządzenie?

Urządzenia usunąć się nie da. Urządzeniu wycofanemu z użycia nadajesz status oznaczony w słowniku jako nieaktywny. Znika ono wtedy z bieżących list, a jego historia zostaje. Usunąć można natomiast podzespół, przyciskiem w jego wierszu na karcie urządzenia.

Zmienił się najemca. Jak przepisać na niego wszystkie urządzenia?

Właściciela urządzenia zmienia się na jego karcie, w zakładce Firmy, w polu Właściciel. Zmieniasz go osobno na każdym urządzeniu, bo pasek działań zbiorczych właściciela nie obejmuje. Import również nie jest na to sposobem, ponieważ zakłada nowe urządzenia zamiast podmieniać dane w istniejących.

Przy większej liczbie urządzeń napisz do wsparcia Singu. Zmianę właściciela wykonujemy wtedy zbiorczo po naszej stronie.

Dlaczego nie widzę przycisków importu?

Przyciski importu wymagają dwóch rzeczy naraz: uprawnienia Building / ImportExportAssetTemplate i włączonego ustawienia AssetImportByAllUsers. Uprawnienie nada osoba zarządzająca uprawnieniami w Twojej firmie, a ustawienie włącza wsparcie Singu.

Import zatrzymał się na błędzie. Czy część urządzeń się zapisała?

Nie, import zapisuje wszystko albo nic. Jeden błędny wiersz przerywa całą operację i w bazie nie pojawia się żadne urządzenie z tego pliku. Komunikat podaje nazwę arkusza i numer wiersza, więc poprawiasz plik i wgrywasz go ponownie.

Najemca nie widzi swojego urządzenia. Gdzie szukać przyczyny?

Najemca widzi urządzenie po spełnieniu dwóch warunków: jego firma musi być wpisana w polu Właściciel w zakładce Firmy, a ta sama firma musi być przypisana do budynku, w którym urządzenie stoi. Sprawdź oba warunki, zanim zaczniesz szukać dalej.

Dlaczego nie mogę wpisać numeru inwentarzowego?

Numer inwentarzowy ma osobne uprawnienie Building / AssetInventoryNumberEdit. Bez niego pole jest widoczne w formularzu, ale zablokowane do edycji, nawet jeśli masz zwykłe uprawnienie do edycji urządzeń.

Skąd bierze się informacja o gwarancji w zgłoszeniu?

Przy urządzeniu podpiętym do zgłoszenia aplikacja pokazuje gwaranta i liczbę dni do końca gwarancji, wyliczoną z dat wpisanych w zakładce Daty. Po upływie gwarancji w tym miejscu pojawia się data jej zakończenia. Bez uprawnienia Building / AssetCompanyEdit to miejsce pozostaje puste.

Czy urządzenie może mieć kilka tagów NFC?

Nie, tag NFC jest jeden i musi być niepowtarzalny w całej instancji. Próba przypisania tagu używanego już przez inne urządzenie kończy się komunikatem o błędzie. Ta sama zasada obejmuje podzespoły: tag należy albo do urządzenia, albo do jednego z jego podzespołów.

Dlaczego w historii urządzenia widzę mniej zgłoszeń niż inne osoby?

Historia urządzenia pokazuje tylko te zgłoszenia, do których masz dostęp. Bez uprawnienia Ticket / ShowOtherPeopleCases zostają z niej te zgłoszenia helpdesk, w których jesteś osobą odpowiedzialną, zgłaszającą albo koordynatorem, oraz te przypisane do Twojego działu.

Przeglądy mają osobne uprawnienie Inspection / ShowOtherPeopleCases, a przy nich liczy się również bycie obserwatorem. Pełną historię urządzenia widzi więc dopiero osoba z obydwoma uprawnieniami. O ich nadanie poproś tego, kto zarządza uprawnieniami w Twojej firmie.