Dokumente und Berichte im Vergleich
Ein Dokument aus der Vorlage: Es wird aus den Ticketdaten zum Zeitpunkt der Erzeugung erstellt und ändert sich danach nicht mehr. Ein Bericht ist dagegen dynamisch: Er wird bei jedem Download neu generiert und spiegelt immer den aktuellen Zustand des Tickets wider. Nutzen Sie Dokumente immer dann, wenn Sie einen dauerhaften Nachweis darüber benötigen, wie das Ticket zu einem bestimmten Zeitpunkt aussah – zum Beispiel bei Auftragserteilung oder Abschlussbestätigung.
Voraussetzungen
Modul Dokumentenvorlagen ist in Ihrer Instanz aktiviert. Sollte es nicht der Fall sein – wenden Sie sich an den Singu-Support, wenn Sie es freischalten möchten.
Berechtigungen:
Dokumentvorlagen verwalten (in Admin > Berechtigungen unter DocumentManager → TemplateManage) – ermöglicht den Zugriff auf die Seite Dokumentvorlagen unter Tickets und das Anlegen, Bearbeiten und Archivieren von Vorlagen. Diese Berechtigung ist für Administrator:innen gedacht.
Dokumente erstellen (in Admin > Berechtigungen unter Ticket → DocumentCreate) – erlaubt das Erzeugen von Dokumenten aus einem Ticket.
Dokumente ansehen (in Admin > Berechtigungen unter Ticket → DocumentView) – zeigt den Reiter Dokumente im Ticket-Detail und ermöglicht das Herunterladen bereits erzeugter Dokumente.
Tipp: Der Reiter Dokumente im Ticket ist nur für Benutzer:innen mit der Berechtigung Dokumente ansehen sichtbar. Zum Erzeugen von Dokumenten sind zusätzlich Dokumente ansehen und Dokumente erstellen notwendig.
Wenn Sie den Document Creator nirgendwo finden, hat das fast immer einen der drei folgenden Gründe: das Modul ist nicht aktiviert, die benötigte Berechtigung fehlt, oder Sie suchen in den allgemeinen Einstellungen statt im Bereich Tickets.
Wo Sie den Document Creator finden
Vorlagenverwaltung: Seitenmenü → Tickets → Dokumentvorlagen.
Dokument erzeugen: Ticket öffnen → Ticket-Detail → Reiter Dokumente.
Vorlage erstellen (für Administrator:innen)
Öffnen Sie Tickets → Dokumentvorlagen und klicken Sie auf Vorlage hinzufügen.
Füllen Sie die Vorlagen-Informationen aus:
Name (Pflichtfeld) – z. B. „Arbeitsauftrag", „Servicebestätigung".
Dokumenten-Präfix (Pflichtfeld, bis zu 8 Zeichen) – der Anfang jeder Dokumentnummer, die aus dieser Vorlage erzeugt wird. Das Präfix muss in Ihrer Instanz eindeutig sein, damit sich die Nummernkreise nicht überschneiden. Das Präfix kann nach dem Speichern der Vorlage nicht mehr geändert werden – wählen Sie es sorgfältig.
Beschreibung (optional) – wird auch der Person angezeigt, die ein Dokument erzeugt. Nutzen Sie sie, um kurz zu erklären, wofür die Vorlage gedacht ist.
Bauen Sie die Struktur der Vorlage auf. Eine Vorlage besteht aus drei Bereichen:
Kopfzeile – bis zu 3 Elemente, werden auf jeder PDF-Seite wiederholt.
Hauptteil – beliebig viele Elemente.
Fußzeile – bis zu 3 Elemente, werden auf jeder PDF-Seite wiederholt.
Fügen Sie Elemente zu den einzelnen Bereichen hinzu. Elemente werden entweder aus den Ticketdaten befüllt (z. B. Ticket-ID, Liegenschaft, Verantwortliche Person, Vor-Ort-Termine, Ticket-Beschreibung, Technische Anlagen, Firmeninformationen, Logo) oder enthalten statischen Inhalt, den Sie selbst eingeben (Textfeld, Trennlinie, Punktlinie). Zu jedem Element gibt es eine Info-Box, die erklärt, was angezeigt wird und woher die Daten stammen. Die Werte werden nicht in der Vorlage gespeichert, sondern zum Zeitpunkt der Dokumenterzeugung aus dem Ticket gezogen.
Sortieren Sie die Elemente per Drag & Drop. Sie können Elemente innerhalb ihres Bereichs verschieben, jedoch nicht zwischen den Bereichen.
Klicken Sie auf Vorschau, um die Vorlage mit Beispieldaten zu rendern, und passen Sie sie bei Bedarf an.
Speichern Sie die Vorlage:
Als Entwurf speichern – die Vorlage wird gespeichert, kann jedoch noch nicht zum Erzeugen von Dokumenten genutzt werden. In der Liste ist sie mit einem Entwurf-Chip markiert.
Speichern und veröffentlichen – die Vorlage steht für die Dokumenterzeugung zur Verfügung. Eine Vorlage muss vor der Veröffentlichung mindestens ein Element enthalten.
Hinweis: Eine veröffentlichte Vorlage kann nicht wieder in den Entwurfsstatus zurückgesetzt werden. Wird eine Vorlage nicht mehr benötigt, archivieren Sie sie über das Papierkorb-Symbol in der Vorlagenliste – dadurch wird die Vorlage aus der Auswahl entfernt, bereits erzeugte Dokumente bleiben jedoch unverändert.
Dokument erzeugen (alle Benutzer:innen mit Berechtigung)
Öffnen Sie ein Ticket, wechseln Sie in das Ticket-Detail und öffnen Sie den Reiter Dokumente.
Klicken Sie auf Erzeugen. (Benutzer:innen mit reiner Leseberechtigung sehen die Liste bestehender Dokumente und können sie herunterladen, jedoch keine neuen erzeugen.)
Wählen Sie eine Vorlage aus. Nur veröffentlichte Vorlagen erscheinen in der Liste – Entwürfe und archivierte Vorlagen werden ausgeblendet.
Prüfen Sie die angezeigten Informationen:
die Beschreibung der Vorlage,
die Liste der Ticketdaten, die im Dokument enthalten sein werden,
eine Warnung zu den Firmeninformationen, falls Firmenname oder Adresse in den Anwendungseinstellungen noch nicht konfiguriert sind. Die Firmenangaben auf dem Dokument werden aus den Anwendungseinstellungen gezogen – bitten Sie ggf. Ihren Administrator, diese vor dem Erzeugen zu vervollständigen.
Optional können Sie auf Vorschau klicken, um das Dokument mit den echten Daten dieses Tickets anzusehen.
Klicken Sie auf Erzeugen und speichern. Das Dokument erscheint in der Liste mit Erzeugungsdatum und Autor:in und kann jederzeit heruntergeladen oder geöffnet werden.
Dokumentnummerierung
Jedes Dokument erhält eine Nummer nach folgendem Muster:
Dokumenten-Präfix – Ticket-ID – laufende Nummer
Zum Beispiel ist AR-152843-6 das sechste Dokument, das aus der Vorlage mit Präfix „AR" für das Ticket 152843 erzeugt wurde. Die laufende Nummer zählt die Dokumente, die aus dieser Vorlage für dieses Ticket erzeugt wurden.
Wie das erzeugte PDF aussieht
Elemente in Kopf- und Fußzeile werden auf jeder Seite eines mehrseitigen Dokuments wiederholt.
Ticketfelder ohne Wert werden als Bindestrich („-") gedruckt.
Ist in Ihrer Instanz kein Logo hinterlegt, wird das Logo-Element einfach nicht dargestellt.
Wofür der Document Creator nicht gedacht ist
Verwenden Sie den Document Creator nicht für Rechnungen oder andere finanz- oder steuerrelevante Dokumente. Die Dokumentnummerierung ist nicht garantiert lückenlos, was bei Finanzdokumenten in der Regel gesetzlich erforderlich ist. Für Arbeitsaufträge, Proforma-Belege oder Servicebestätigungen ist der Document Creator gut geeignet – für Rechnungen nicht.
Häufig gestellte Fragen
Warum kann ich das Präfix meiner Vorlage nicht mehr ändern?
Das Präfix wird nach dem ersten Speichern gesperrt. So bleibt die Eindeutigkeit der Nummernkreise sichergestellt. Wenn Sie ein anderes Präfix benötigen, legen Sie eine neue Vorlage an.
Warum erscheint meine Vorlage nicht bei der Dokumenterzeugung?
Es können nur veröffentlichte Vorlagen zur Erzeugung genutzt werden. Prüfen Sie den Status der Vorlage in der Liste Dokumentvorlagen – ist sie mit einem Entwurf-Chip markiert, öffnen Sie sie und klicken Sie auf Speichern und veröffentlichen.
Warum sehe ich den Reiter „Dokumente" im Ticket nicht?
Der Reiter setzt voraus, dass das Modul Document Creator aktiviert ist und Ihre Rolle die Berechtigung Dokumente ansehen hat.
Kann ich ein Dokument nach der Erzeugung löschen?
Nein. Dokumente sind bewusst dauerhafte Momentaufnahmen – genau das macht sie zu einem verlässlichen Nachweis.
Kann ich den Inhalt eines bereits erzeugten Dokuments nachträglich ändern?
Nein. Änderungen an einer Vorlage wirken sich nur auf zukünftig erzeugte Dokumente aus. Bestehende Dokumente bleiben unverändert.