Project Tracker to moduł do prowadzenia projektów inwestycyjnych i remontowych. Układasz w nim Plan projektu z kamieni milowych i zadań, pilnujesz terminów na wykresie Gantta i rozliczasz budżet. Artykuł opisuje możliwości modułu oraz trzy plany dostępu: Demo, 30-dniowy bezpłatny okres próbny i pełny dostęp.

W jednym projekcie znajdziesz:

Projekt ma status Aktywny albo Zamknięty. Status zmieniasz przyciskiem Status nad kartą projektu. Pozostałe dane projektu, wraz z budżetem i walutą, zmieniasz przyciskiem Edycja.

Nowy projekt dodajesz na liście projektów przyciskiem Dodaj projekt. Gotowy zestaw projektów wczytasz przyciskiem Importuj z XLS.

Project Tracker działa w jednym z trzech planów dostępu. Plan obejmuje całą Twoją organizację, nie pojedynczego użytkownika. Nad każdą stroną modułu widać pasek z informacją o bieżącym planie.

Tabela poniżej mówi, ile projektów dodasz w każdym planie i czy dodasz do nich współpracowników. Pierwsza kolumna to nazwa planu, druga dotyczy dodawania projektów, trzecia współpracowników, a czwarta treści paska nad stroną.

Limit planu Demo liczy się osobno dla każdego użytkownika. Wliczają się do niego projekty dodane przez tę osobę, w tym powielone i wczytane przyciskiem Importuj z XLS. Projekty, w których jesteś współpracownikiem, limitu nie zajmują.

Okres próbny uruchamia dowolny użytkownik modułu, bez kontaktu z Singu. Obejmuje całą organizację i trwa 30 dni od kliknięcia.

Limity przestają obowiązywać od razu, dla wszystkich użytkowników w organizacji. Na pasku nad stroną pojawia się liczba dni do końca okresu próbnego. Użytkownicy modułu dostają maila z potwierdzeniem i datą zakończenia.

Po 30 dniach moduł wraca do limitów planu Demo. Projekty, plany, budżety i pliki zostają w systemie i nadal je otworzysz.

Po zakończeniu okresu próbnego moduł wstrzymuje:

Na pasku nad stroną pojawia się informacja o zakończeniu okresu próbnego i przycisk prośby o pełny dostęp. Pełny dostęp włącza Singu po podpisaniu umowy z Twoją organizacją.

Prośbę o pełny dostęp wysyłasz z modułu. Trafia ona do osób, które w Twojej organizacji zarządzają wszystkimi projektami w Project Trackerze.

Po wysłaniu zobaczysz potwierdzenie. Kolejna prośba tej samej osoby wysyła się po 24 godzinach od poprzedniej. Wcześniej zamiast potwierdzenia pojawia się informacja, że prośba została już zgłoszona.

Moduł wysyła cztery maile związane z planem dostępu.

Tabela poniżej mówi, kiedy wychodzi każdy z tych maili i kto go dostaje. Pierwsza kolumna to zdarzenie, druga odbiorcy, a trzecia uprawnienie, po którym system dobiera odbiorców.

Przypomnienie wychodzi dokładnie 7 dni przed datą zakończenia okresu próbnego, tylko raz. Gdy nikt w organizacji nie zarządza wszystkimi projektami, przypomnienie nie ma odbiorcy.

Karta projektu ma pięć zakładek. Nad nimi widać oznaczenie realizacji, podgląd postępu kamieni milowych i widżet budżetu.

Tabela poniżej mówi, co robisz w każdej zakładce. Pierwsza kolumna to nazwa zakładki, a druga opisuje jej zawartość.

Oznaczenie nad zakładkami projektu system wylicza sam, przy każdym otwarciu projektu. Nie da się go ustawić ręcznie.

Projekt traci oznaczenie Zgodnie z planem, gdy w planie jest choć jedna pozycja z datą zakończenia w przeszłości, której nie oznaczono jeszcze jako ukończonej. Wystarczy jeden przeterminowany kamień milowy albo jedno przeterminowane zadanie. Oznaczenie wraca, gdy dokończysz tę pozycję albo przesuniesz jej datę zakończenia.

Osobę odpowiedzialną wskazujesz w zakładce Plan projektu. Kliknij komórkę Osoba odp., a otworzy się wyszukiwarka zawężona do współpracowników projektu. Wybór zapisuje się od razu i widzą go wszystkie osoby z dostępem do projektu.

Kolumna Osoba odp. jest dostępna dla każdego użytkownika modułu i nie wymaga konfiguracji.

Budżet i walutę ustawiasz w oknie Edytuj projekt, w polach Budżet projektu i Waluta. Widżet po prawej stronie karty projektu pokazuje ten budżet razem z kwotami wprowadzonymi w pozycjach planu. Przy każdej pozycji widać udział procentowy w budżecie.

Tabela poniżej wyjaśnia, co oznacza każda pozycja widżetu. Pierwsza kolumna to nazwa z interfejsu, druga mówi, skąd ta kwota pochodzi.

Kamień milowy sumuje kwoty ze swoich zadań. Gdy choć jedno zadanie ma wpisaną kwotę, pole budżetu kamienia milowego przechodzi w tryb sumowania. Pole pokazuje wtedy sumę kwot wszystkich zadań i przestaje być edytowalne.

Suma przelicza się przy każdej zmianie kwoty w zadaniu. Po wyczyszczeniu wszystkich kwot pole znów staje się edytowalne. Sumowanie działa we wszystkich projektach z zadaniami i nie wymaga konfiguracji.

Do pozycji planu podpinasz zgłoszenia z helpdesku i oferty z modułu Przetargi. Praca wykonana w zgłoszeniu jest wtedy widoczna przy kamieniu milowym, którego dotyczy.

Dokumenty projektu, na przykład umowy i protokoły odbioru, dodajesz w zakładce Pliki przyciskiem Dodaj nowy. Powiązanie usuwasz w tym samym oknie, w którym je tworzysz.

Komentarz dodajesz do pojedynczego kamienia milowego albo zadania. W zakładce Plan projektu widać licznik komentarzy. Kliknięcie licznika otwiera okno z pełną historią komentarzy i polem na nowy wpis.

Komentarze widzą te osoby, które mają dostęp do obszaru Komentarze w tym projekcie.

Współpracowników dodajesz w zakładce Współpracownicy przyciskiem Dodaj współpracownika. Każdemu z nich nadajesz dostęp osobno dla sześciu obszarów projektu. Dostęp do obszaru ustawiasz na podgląd, edycję albo brak dostępu.

Obszary widoczne jako kolumny na liście współpracowników:

Dzięki temu podziałowi wykonawca zewnętrzny prowadzi Plan projektu bez wglądu w Dane finansowe. Dodawanie współpracowników działa w okresie próbnym i w pełnym dostępie.

Project Tracker wysyła powiadomienia e-mail o zdarzeniach w module, na przykład o zbliżającym się terminie zadania. Preferencje ustawiasz w Ustawieniach użytkownika, w sekcji Powiadomienia.

Każdy typ powiadomienia ustawisz na None, Immediate albo Deferred. Tryb Deferred to jedno zbiorcze podsumowanie wysyłane raz dziennie.

Widok GANTT pokazuje ten sam plan co widok LISTA, tyle że na osi czasu. Nazwy kamieni milowych i zadań zostają po lewej stronie, a po prawej widać ich terminy.

Podziałkę osi przełączasz między DNI, TYGODNIE i MIESIĄCE. Bieżący dzień wskazuje pionowa linia z etykietą Dzisiaj.

Przyciski Dodaj kamień milowy i Dodaj zadanie dopisują pozycję na końcu listy. Żeby dodać pozycję w innym miejscu, otwórz menu z trzema kropkami przy wybranej pozycji i wybierz Dodaj powyżej albo Dodaj poniżej. W tym samym menu znajdziesz Usuń kamień milowy.

Kolejność zadań zmieniasz w obrębie jednego kamienia milowego. Zadania nie przeniesiesz do innego kamienia milowego.

Podwójna strzałka w nagłówku kolumny Nazwa rozwija i zwija wszystkie kamienie milowe naraz. Pojedyncza strzałka przy kamieniu milowym rozwija tylko jego zadania. Obie działają w widoku LISTA i w widoku GANTT.

Menu Kolumny pokazuje i ukrywa kolumny, na przykład Osoba odp. albo Zakontraktowano. Wybór kolumn zapisuje się osobno dla każdego użytkownika i zostaje między sesjami oraz na innych urządzeniach.

Uprawnienia decydują o tym, kto ma dostęp do modułu, kto dodaje projekty, kto widzi cudze projekty i kwoty oraz kto zarządza kategoriami pracy i szablonami projektów. Nadaje je osoba, która zarządza uprawnieniami w Twojej organizacji, w module Admin.

W tabeli poniżej pierwsza kolumna to nazwa uprawnienia, a druga wyjaśnia, co to uprawnienie daje.

Jeśli brakuje Ci uprawnienia, zgłoś się do osoby, która zarządza uprawnieniami w Twojej organizacji. Uprawnienia działają niezależnie od planu dostępu. W planie Demo dodasz jeden projekt nawet z pełnym kompletem uprawnień.

Dlaczego nie mogę dodać drugiego projektu?

W planie Demo każdy użytkownik ma do dyspozycji jeden projekt. Drugi projekt dodasz po uruchomieniu 30-dniowego bezpłatnego okresu próbnego albo w pełnym dostępie. Do limitu wliczają się także projekt powielony z istniejącego i projekty wczytane przyciskiem Importuj z XLS.

Dlaczego nie mogę dodać współpracownika do projektu?

Współpracowników dodajesz w trakcie 30-dniowego bezpłatnego okresu próbnego i w pełnym dostępie. W planie Demo oraz po zakończonym okresie próbnym projekt prowadzi sam jego właściciel. Okres próbny uruchomisz sam, z paska nad stroną.

Czy 30-dniowy bezpłatny okres próbny da się przedłużyć?

Okres próbny trwa 30 dni i przysługuje organizacji raz. Pełny dostęp włącza Singu, po ustaleniach z Twoją organizacją. Prośbę o pełny dostęp wyślesz przyciskiem na pasku nad stroną modułu.

Co dzieje się z projektami po zakończeniu okresu próbnego?

Projekty zostają w systemie razem z planem, budżetem, komentarzami i plikami. Nadal je otworzysz, przejrzysz i poprowadzisz. Wstrzymane jest dodawanie kolejnych projektów i współpracowników.

Dlaczego druga prośba o pełny dostęp nie pokazuje potwierdzenia?

Kolejna prośba tej samej osoby wysyła się po 24 godzinach od poprzedniej. Wcześniej zamiast potwierdzenia pojawia się informacja, że prośba została już zgłoszona. Licznik 24 godzin działa osobno dla każdej osoby: jeśli Anna wyśle prośbę rano, popołudniowa prośba Piotra i tak dotrze do adresatów.

Kto dostaje maila o kończącym się okresie próbnym?

Maila o kończącym się okresie próbnym dostają osoby, które zarządzają wszystkimi projektami w module. Pierwsza wiadomość wychodzi 7 dni przed datą zakończenia, druga po jej minięciu. Maila o uruchomieniu okresu próbnego dostają za to wszyscy użytkownicy modułu.

Dlaczego nie widzę budżetu ani kwot w projekcie?

Budżet i kwoty pokazuje uprawnienie ProjectTracker/BudgetView. Bez tego uprawnienia widżet budżetu i kolumny z kwotami nie pojawią się w projekcie, nawet gdy ktoś inny je uzupełnił.

Dlaczego współpracownik nie widzi kwot, chociaż ma dostęp do projektu?

Dostęp współpracownika ustawia się osobno dla sześciu obszarów projektu, a kwoty należą do obszaru Dane finansowe. Otwórz zakładkę Współpracownicy i podnieś tej osobie dostęp w kolumnie Dane finansowe.

Dlaczego na liście widzę tylko własne projekty?

Lista pokazuje projekty, których jesteś właścicielem albo współpracownikiem. Projekty pozostałych osób odsłania uprawnienie ProjectTracker/SeeOtherPeopleProjects.